电子档案管理的问题与对策探析

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篇1：电子档案管理的问题与对策探析

电子档案管理的问题与对策探析

大量电子档案形成,带来了一系列的问题,如:计算机技术未能规模地应用于档案管理,电子档案的`管理存在安全性和长期保存的问题等.为此,应该加快创建电子档案管理理论,建立专门的人才队伍,建立动态的跟踪监控系统等.

篇2：公路工程档案管理问题与对策论文

公路工程档案管理问题与对策论文

近年来，我国社会经济发展迅猛，国家也加快了对公路的建设进程。虽然目前在公路工程施工设计、工程监理、工程质量等方面进步很大，但是在公路工程档案管理中还有许多不足。工程档案管理是记录整个工程施工管理的重要文字资料，不仅是工程质量检验中的重要依据，也是公路今后扩建、维护等工作的关键资料。档案管理在公路工程中有着举足轻重的地位，在实现公路工程的科学管理上意义重大。

一、公路工程档案概述

公路工程档案主要对有利用价值的文字、图表、图纸、声像、计算等不同载体与形式资料进行保存，主要内容有前期文件、勘测测绘文件、设计文件、监理文件、施工技术文件和竣工验收文件等。公路工程档案能够对工程建设全过程进行记录，将工程项目实体与管理过程真实反映出来，是公路工程管理不可或缺的部分，其作用主要有三点：第一，公路工程档案能够指导公路工程决策与建设规划工作，监督工程质量，为业务维权提供科学依据。比如在工程竣工验收中，完整的档案资料是检验工程质量的关键，并为工程事故原因分析、责任认定等提出有效的改进措施。第二，准确、规范、完善的公路工程档案是道路规划、扩建、改进、维修、管理的依据[1]。比如在对工程管线具体位置查询过程中，档案室可为其提供相关工程竣工图，并提供准确、快捷的服务。第三，公路工程档案管理是单位档案的重要部分，能够促进事业单位快速稳定发展。

二、公路工程档案管理中存在的问题

（一）档案管理意识较为薄弱

1．忽视档案管理工作的重要性，很多单位都只注重工程建设的进度、质量与资金投入等，认为档案工作不会带来直接经济效益，故而重视程度不高。即使个别单位有专门的档案管理机构，但是未能在实际工作中落实，如同虚设，整体上表现为说起来重要，干起来次要，忙起来不要的局面。

2．缺少完善的体制机制，激励保障措施不到位，很难将档案管理人员的主动性与积极性有效调动起来，导致档案管理人员工作整体效率不高。

3．忽视对档案管理工作的学习与宣传，大多数工程技术人员不能正确认识档案工作，认为档案管理工作有专人负责，与自己不相干，从而导致档案管理脱节于工程项目。

(二)缺少统一收集整理标准

在实际工作中很多项目单位都采用了不同的办法，具体表现在：

1.执行《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》，所收集整理的工程档案比较规范，符合档案管理、验收及查阅的要求[2]。

2.执行交通运输部的《公路工程竣工验收办法》，符合竣工验收资料整体要求，但不能满足公路工程文件材料立卷归档管理办法的要求。3.对《文件材料立卷归档管理办法》与《公路工程竣工验收办法》实行交叉执行，档案人员根据自己的理解整理文件材料，这是与公路工程档案管理、查阅要求不符的。

（三）未能严格落实规章制度

1.受到经费、人员等众多因素影响，很多工程建设单位缺乏专门的档案管理部门，也未能安排专职档案人员，并且也没有建设专门的档案管理设施与场地，导致很难保证档案的安全与质量。

2.缺乏健全的制度，档案缺乏规范的操作流程与管理方法。主管单位档案管理部分未认真履行指导、检查和监督的职责，造成档案资料与工程验收要求不符。比如因为工程技术人员的频繁流动，工程档案资料没有第一时间归档，从而对工程档案真实性造成严重影响。

(四)档案人员素质急需提高

从具体工作中可知，公路工程档案管理对人员要求比较高。在公路工程建设时，经常会涉及到填写施工技术表格、整理竣工图纸、归档往来文件、对资料进行专业分类组卷等工作，这要求公路工程档案人员不仅要掌握工程专业技术，还要提高档案业务技能。但是，现阶段符合公路工程档案管理要求的人才十分匮乏。因此，需要不断提升档案人员的综合素质。

三、加强公路工程档案管理的对策

（一）增强档案管理意识

提高《档案法》及其相关法律规范宣传力度，增强档案管理意识，创设出良好的档案工作环境。要加快普及档案知识，在单位培训内容中纳入档案知识，让更多人员认识到做好公路工程档案管理工作的重要性。单位领导要提高对档案工作的重视程度，在设施、设备、人员、经费上给予支持。档案管理人员要具备良好的服务意识，以高效的服务提高档案管理水平[3]。另外，做好施工、财务、监理、设计等部门的协调沟通工作，通过各部门共同努力配合，营造档案管理工作齐抓共管的局面。

（二）加强体制机制创新

1.规范工作标准。交通部根据公路工程项目特点与档案管理要求，制定了《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》，全面系统地对公路工程档案工作职责、文件材料收集、竣工文件整理、文件管理移交等作出规定，是公路工程档案管理的'统一工作标准。在实际工作中，必须将该办法落到实处，从细节处入手，突出重点，有序实施，让公路工程档案管理工程更加科学、标准与规范。

2.加强检查指导。建设单位档案部门是公路工程档案的主管部门，应承担其相应责任，做好对建设、施工等单位档案工作的指导工作。可以建立档案管理台账，及时了解档案管理动态信息，并到工程现场开展指导工作，妥善解决档案管理总存在的问题。另外，要分清重点环节与薄弱环节，细致开展各阶段验收检查工作[4]。档案人员要积极参与工程调度会、技术研讨会和设计交底会，准确掌握工程整体进度，提高档案工程的实效性。

(三)实现档案信息化管理

要积极适应公路工程项目的现代管理模式，将计算机计算充分应用到公路工程档案管理工作中，并加大档案管理软件开发力度，逐步建立起电子档案管理数据库，实现公路工程档案电子化与电子档案信息共享。同时，还要建立健全的公路工程档案信息资源体系，并不断提升公路工程档案管理的效率与水平。

（四）定期组织业务培训

开展多层次、多形式的工程技术、档案管理等业务培养工作，让参建单位工程技术人员了解档案管理知识、档案人员了解工程建设专业知识，从而让工程技术人员与档案人员知识结构得到优化，并实现自身知识面的拓展。档案人员在进行业务学习的过程中，也要加强对计算机、网络、现代管理理论与方法的学习，实现自身综合素质的提升。另外，档案人员要切实增强服务意识，找准定位，踏实工作，树立高度的事业心与责任感，扎实做好公路工程档案管理工作。总之，做好公路工程档案管理工作意义重大，加强对公路工程档案的利用与管理，有利于进一步促进公路工程建设事业的发展。因此，身为档案管理人员，要始终保持认真踏实、爱岗敬业的精神，认真做好公路工程档案管理中的各项工作，为工程建设管理提供优质高效的服务，从而创造出更大的社会与经济效益.

篇3：医学档案管理问题与对策论文

医学档案是众多专业档案中的一种，它具备客观真实性、信息性、知识存储性等特征，保存医学档案的一个主要目的就是存储医学知识。所以医学档案是医院医务人员为患者治疗疾病的依据、参考，为进一步发挥医学档案的作用，务必要优化医学档案管理。随着信息技术在各个领域的广泛应用，医学档案管理也应正视问题，并及时采取有效的对策解决问题，从而顺应时代发展趋势，提高医学档案管理水平。

一、医学档案管理中存在的主要问题

（一）医学档案管理制度不完善。当下，医学档案管理缺乏统一的标准，各个医院管理医学档案的情况是不一样的，导致医学档案管理局面混乱。与此同时，传统医学档案的内涵、外延受到迅猛发展的技术手段及社会经济的巨大冲击，各级医院在没有得到标准统一的管理制度约束的情况下只能按照自己的理解与实践开展档案管理工作，造成部分很有价值的医学档案材料被遗漏，或档案材料的重点内容不突出、文字资料与图表资料不符等问题，加上医院随意摆放医学档案资料，查阅起来费时费力，工作效率偏低。

（二）档案管理科技化水平偏低。医学档案是一项非营利性的项目，一直都没能得到医院的重视，特别是医院的领导，往往不会对医学档案管理这一毫无利益的项目进行投资，造成医学档案管理经费始终处于不足的状态，档案管理工作的科技水平无法紧跟时代潮流，阻碍档案价值的发挥。

（三）医学档案利用意识较薄弱。改善医疗效果、满足患者需求、提高经济效益与社会效益一直是医院的重点工作，而医学档案的立卷、归档、整理等无法给医院带来任何直接的经济效益，反而要投入人员、空间、设备等，且见效缓慢。因而医学档案利用意识较薄弱，医院往往忽略对档案的开发与利用，无法对医学档案宝贵的价值有充分的认识，疏于利用档案，造成巨大的资源浪费。

（四）档案管理人员的素质不高。如今，各个医院普遍面临一个现状，即专业的档案管理人才十分匮乏。一般情况下，医院都让兼职人员负责管理医学档案，他们缺乏专业的档案管理知识，无法使用先进的档案管理技术手段，不能跟上科技发展步伐。医院在日常的运行中主要把精力用在了培养技术人员之上，往往忽略培养和提高医学档案管理人员的素质，造成人员的工作能力无法满足时代要求。

二、解决医学档案管理问题的对策

（一）完善医学档案管理制度，顺利开展档案管理工作。完善的制度是医院顺利开展医学档案管理工作的必要保障。医学档案实际上是医院开展各项管理工作的基础，它不但能为医院的决策、计划提供依据，还能在医院的改革与发展中发挥其作为物质基础的作用，医院的成长历程无不通过医学档案的形式来体现。医院医学档案管理工作是否准确、系统、完善，这不仅与档案人员是否认真做好了科研文件的形成、积累、整理、归档等工作有直接关联，还需要医院的决策层依据国家规定将医学档案管理囊括到常规管理制度之中，从而有机结合医学档案管理与医院日常工作，同步管理医院工作与医学档案建档工作。因此，医院要及时建立健全医学档案管理体制，建立三级档案管理系统，由院长、档案部门、专职档案人员共同构建自上而下的医学档案管理机制，通过一把手负责机制的运行，采取行政手段对医学档案实施统一的、集中的管理。与此同时，医院还要将医疗技术部门、技术人员以及档案部门等的职责理顺，医疗技术部门及技术人员主要是在日常的医学活动中形成医学文件、图像等材料，而档案部门则要时刻跟踪医学档案整理情况，在督促医疗技术人员依据统一标准和制度要求落实档案整理工作的同时给予其必要的指导，严格依据既定制度开展医学档案管理工作，推进医学档案管理的制度化、规范化、标准化。

（二）加大档案管理资金投入，提高管理的科技化水平。医院要进一步创新医学档案管理模式，加大对医学档案管理的资金投入，保证在医学档案管理中应用现代管理知识和大量先进的设备、技术手段，提高医学档案管理的.科技化水平。医学档案管理人员要积极将纸质档案汇集成音像、光盘、缩微品等医学档案信息资源，并借助互联网的支持，科学地应用医学档案管理工作的辅助工具，对医学档案进行深加工与传递，通过引入和改进计算机管理的方式减少医学档案存储空间，为查阅档案提供便利，提高医学档案编研质量以及管理效率。在此基础上，医院要积极应用先进的管理技术，利用现代技术手段储存医院各种各样的档案，并开展医学档案信息保密工作，重视建设网络设施。另外，医院应积极建立先进的、专门的档案管理室，统一管理医学档案，并重视加强医学档案的数字化建设，应用专业软件系统加强对医学档案的管理，实现医学档案管理的科技化、信息化。

（三）改进医学档案服务工作，提高档案信息利用效率。医院管理人员要不断增强医学档案宣传意识，提高人们对档案信息的知晓率，从而强化医务人员的档案意识。医院要根据医学档案信息利用的变化情况，积极探究医学档案利用服务的新方式、新途径，档案人员要了解并掌握医院馆藏档案的类别、存放地点，从而为医学档案资料的利用者提供快速、准确的服务。同时，在医学档案服务方式方面要尽快完成从以往的被动服务转化成主动服务的过程，做好信息反馈工作，进一步改进服务工作，提高医学档案信息的利用效率。具体而言，医院档案部门要多路径、多渠道地开发医学档案信息资源，为医院的疾病预防、治疗以及控制等提供更优质的服务；结合医院日常工作的实际需求，编制多种多样的医学档案信息检索工具，支持对医学档案信息的充分利用；广泛收集信息，确保医学档案信息的准确性、完整性；改革传统医学档案借阅模式，拓宽医学档案服务内容，创新医学档案服务方式，为使用者提供网上借阅服务，提高医学档案服务质量；推动医学档案的信息化与数字化进程，促进医学档案信息的共享，提高信息利用率。

（四）提高档案管理人员素质，提升医学档案管理水平。现代化的医学档案管理工作的量很大，较过去简单的建档、存档工作而言发生了显著的变化，当今的医学档案管理不再是单纯地收集、保管、编目、统计病历档案，而要建设医院信息中心，总结过去的经验及教训，使今后开展各项工作时能获得科学化的参考和建议。这就对档案管理人员提出了更高的素质要求，他们不但要掌握专业的档案管理知识，还要掌握医学基础知识、计算机应用知识等，尽管这些都是边缘学科，但能促使档案人员在医学档案管理工作将知识与信息融为一体。因此，加大培训医学档案管理人员的力度是医院务必要落实的一项工作，档案管理人员素质的提高是大势所趋，培养高素质档案管理人才势在必行。医院只有及时建立一支战斗力强的档案管理队伍，才能合理而有效地管理医学档案，通过档案人才梯队的建立形成一套系统的、完整的人员培养机制，针对医院每一名在职档案管理人员实施规范的、系统的、全方位的培训，帮助他们增加业务知识、提高档案管理能力，同时开阔医学档案管理视野，提高档案人员的专业素质及修养，提高档案人员的职业道德水平，从而更好地适应医学档案管理业务的发展，提升医学档案管理水平。

三、结语

当下的医学档案管理中还存在一些问题，医院只有高度重视医学档案管理工作，完善建立医学档案管理制度，加大对档案管理的资金投入，并致力于改进档案服务工作，不断提高档案管理人员的素质，才能使医学档案管理得到持续的改革和优化，从而提高医学档案管理质量，最大限度发挥其应有价值，更好地服务于医院的各项工作。

【参考文献】

[1]刘景.医院管理系统建设中的医学档案管理[J].企业改革与管理，（18）：199.

[2]郭付平.电子计算技术在医学档案管理中的运用[J].人人健康，（02）：216+250.

[3]赵静.医学档案管理信息网络建设探索分析[J].中国卫生标准管理，2015（03）：9-10.

篇4：高校科技档案管理问题与对策

高等院校是优质教育信息和高科技研发资源的集结地，在国家教育和科技发展方面具有不可替代的重要作用。高校的科技档案管理是一项长期的、专业性较强的工作，是对高等院校科技研发信息的记录，也是总结科研经验、把握科研规律、制定科研可行性计划和高校科研课程设置的主要依据，是高等院校和国家的宝贵财富。

一、高校科技档案管理的主要内容及意义

高等院校的科技档案管理，主要就是对科研成果和教学成就等文件资料进行归档、保存、整理分类并能够进行查阅、检索、演示等的工作。科技档案是高等院校进行科技研发和教学研发最直观、最真实的记载，也是高等院校进行科技研发和教学工作的智慧结晶最全面的体现，是高等院校重要的教育信息资源和科技研发资源，不仅具有智慧性，还具有信息性。科技档案是一种至关重要的研发信息，是对科技研发能力的体现，也是对科技研发活动的反映，从科技档案中能够总结出科研发展的一般性规律，所以从某种程度上说，科技档案是高等院校拟定长期科研规划的主要标准，也是高校进行学科设置和科研经费预备的主要依据。[1]科技档案对科研成果转化为产业发展的过程中也发挥着指导作用，能够指导科研活动朝着正确的道路发展，使科研成果转化为生产力的步伐加快，进而较早实现经济效益和社会效益。所以，对高校科技档案的科学化管理具有十分重要的现实意义。

二、高校科技档案管理中的问题

（一）科技档案管理与科研活动发展不协调

长期以来，国内高等院校的科研活动普遍存在验收简单立项难、经费开支大成果不显著、预算控制严格而绩效考核简化等问题。根据数据统计显示，在对科研成果的信息化保管方面，全国仅有不足5%的高校把对科技档案的管理纳入到本校的信息化建设之中。在高校档案管理信息化系统与科技活动体系的关系方面，仅有9.6%的高等院校会提前把科技活动纳入到档案管理模块，46%高校的档案管理系统是独立存在的，不与任何科研活动有所联系。在档案保管方面，近60%的高校没有把档案分类整理与档案保管进行分部门管理；在档案的真实性和有效性方面，46%的高校没有对科研成果形成的文件档案进行过真实性和有效性鉴定；在版权的维护和运用方面，59%的科研人员感觉对科技档案的运用程序较为繁琐，()88%的高校在对科研成果归档时没有对成果所属的版权问题进行处理。

（二）对现有科技档案的管理缺乏科学性

对科技档案的科学化管理，有利于科研活动的开展，有利于科研能力的提高，也有利于科研与教学的协调发展。然而，长期以来，受到传统管理模式的影响，很多科技档案管理人员认为仅能对学校的文件资料进行档案管理，而对教学工作者（个人）的独立著作和研究成果没有进行档案化管理，甚至将个人文件排除在档案室之外。这样一来，高等院校的.科研成果得到了很好的推广和保存，而一些个人的研究成就和教学成果往往因未得到科学管理而支离破碎，丧失其科研质量和价值，这就不利于科研成果的继承和发展。[2]实际上，科学的档案管理，不仅是对学校的集体性科研成果进行档案管理，也要对教学工作者等个人的教学成果和研究成就进行档案化管理，因为个人的成果也是对教学和科技进行长期研究、学习和研发的结晶，也能够对学校乃至国家的科技和教育发展起到推动作用。

三、高校科技档案管理的对策研究

（一）提升高等院校对科技档案的归档率

大部分高等院校的科技档案管理人员对教学工作者（个人）的教学成果和研发成就重视程度不够，导致个人的科研成果没有很好的得到保存甚至遗失，这也是高等院校科技档案归档率低的主要因素。所以，加强对个人科研成果的保存和归档，明确档案管理的主要责任人，让档案管理人员对科研成果档案有全新认识，对提升科技档案归档率很有必要。

（二）提升科技档案管理人员的综合素养

科技时代的来临和高科技手段在各行业的广泛应用，要求高等院校的档案管理人员必须从提升自身综合素养着手，进而提升对档案管理工作的信息化处理能力。互联网的兴起也在对档案管理工作进行革新，新时代的档案管理已经不再局限于对文字、图片、文件等资料进行人工的分类和归档，科技档案的信息化管理更多的是要求对档案资料进行精确化和科学化管理。[3]这就要求高等院校的科技档案管理人员必须具备较高的综合素养，不但要具备最基本的档案管理知识和技能，还要具备科技档案的信息化管理能力，以便于对科技档案进行信息化和科学化管理。

（三）提升高等院校科技档案管理工作的品质

高等院校的科技档案管理工作，不仅要在归档效率和数量上有所提升，更要在品质上得到改善。在科技档案管理工作的品质方面，一方面要对比较重要的核心档案进行保密性管理，以防止版权的被窃取和技术的流失，另一方面也要对即将归档的科研成果资料进行严格把关，以确保科技档案的真实性和有效性。

参考文献：

[1]米军。高校科技档案管理存在的问题与对策[J].科学管理，（02）。

[2]王玉斌。高校科技档案管理：问题、原因及对策[J].档案学研究，2015（01）。

[3]谭华，王喜玲。高校科技档案管理存在的问题与对策[J].河南工业大学学报（社会科学版），（03）。

篇5：高校电子档案管理对策论文

高校电子档案管理对策论文

摘要：文章首先分析了办公自动化背景下高校电子档案管理的常见问题，并提出了办公自动化背景下高校电子档案的管理，包括健全电子文档管理的相关制度；做好电子档案管理的需求分析；规范档案管理体系；增加人员的内部培训。

关键词：办公自动化；高校；电子档案管理

自动化办公系统（OfficeAutomationSystem，OA），是一种利用技术手段提高工作办公效率，以实现办公自动化处理的系统[1]。该系统能全方位迅速采集、处理信息，对高校的科研、教学和行政管理工作效率有很大提升。目前，高校档案管理工作缺乏统一的制度规定，导致电子和纸质公文的管理工作效率较低，错误率较高。因此，科学设定自动化系统，合理使用电子档案管理系统是高校需要解决的问题。

一、办公自动化背景下高校电子档案管理的常见问题

（一）管理制度不健全

部分高校办公自动化管理由于缺乏完善的档案管理制度，操作方法混乱，导致各学院和各级管理部门的工作人员工作职责不明确，出现问题时各部门互相推诿，从而使电子文件和纸质文档处于无序的管理状态，大大增加了工作人员的工作内容和工作难度。高校在办公自动化方面投入的资金不足，改革力度欠缺，导致档案管理过程中归档方式、要求、程序不统一，致使后期的整理保管和编目工作难以开展。另外，一些高校的档案管理人员缺乏专业技能，使用磁盘或光盘进行电子文件归档时，可能存在误操作、文件被病毒损坏等意外事故，导致归档的电子文件无法保证其真实性。

（二）信息收集难度大

高校学院众多，各部门独立性较强，因此整体档案的信息收集需要跨越诸多部门，难度较大。对于学校下发的通知，各学院自行在校园网上下载、打印、填写，未能及时完成提交工作；各部门的文件归档职责不明确；一些学院存储容量小，不能完全保留旧文件，导致若干有价值的文件被覆盖。

（三）电子档案管理不科学

在电子档案管理工作中，很多高校已经形成了硬件存储档案和云文件存储档案两种方式，利用这两种储存方式能够保证文件抵抗各种方面的风险。只需要做好相应的防火墙工作就能够保证文件信息的安全性。但是在进行该方式的管理中始终存在着工作人员将档案进行更改之后没有对原文档进行管理的问题，使档案库中出现很多内容相似，但是难以分辨其有效性的档案。

（四）缺乏专业的技术人员

在我国的高校中，大部分的管理人员都是一些有着较高职称的教师，其中很多都是学校某个方面的学科带头人，平常有着较为繁重的教学和科研任务。为此，很多人员对于自动化的电子档案管理技术不够熟练，使用这一技术时难以达到提高工作效率的目的。如果高校进一步引入新的技术型人才，就可能出现一些级别较低的工作人员接触过多学校的核心资料，对于学校内部资料的安全性造成不利的影响。

二、办公自动化背景下高校电子档案的管理对策

（一）健全电子文档管理的相关制度

只有完善相关的电子文档管理制度，高校各学院和各部门才能在收集、归类和整理电子档案和纸质文档过程中遵循统一的标准和要求，按照时间和范围规定，及时完成信息的录入和保存，为后期信息应用节省时间和精力。另外，相应的工作人员必须具备专业的操作技能和较高的综合素质，以保证信息的.安全性和系统的可靠性[2]。

（二）做好电子档案管理的需求分析

高校引入电子档案管理系统需要针对学校自身的情况和需要制定系统，要对系统中的各项功能进行具体的需求分析，使其符合组织档案管理的特征。各学院和部门要积极配合，建立数字化校园，使自动化信息处理成为管理师生信息的专业化平台。

（三）规范档案管理体系

在进行电子档案的修改工作时，需要工作人员根据实际情况进行审查。在确定能够实现电子档案更改之后，还需要对源文件进行标记。在保证更改内容的正确性之后，将源文件删除，将改动的文件上传并保存。

（四）增加人员的内部培训

为了保证工作人员在进行电子档案管理时能够享受快捷的文件管理方式，可以对管理文件的工作人员进行集中培训，促进其在这方面操作能力的提升。同时，可以寻找一些品学兼优的学生协助教师进行信息收集工作，减少教师在这方面的工作压力。

三、结语

高校办公引入自动化系统能够有效提高管理的工作效率，电子档案管理系统能够切实为广大师生和管理人员提供便捷，但高校需要根据自身的特点有针对性地进行系统应用和技术更新，避免电子档案管理和纸质档案管理出现重复、无效管理等问题。

参考文献：

[1]王甜.浅析高校办公自动化下的电子档案管理[J].人才资源开发,2017(2):155.

[2]许佳.高校办公自动化条件下的电子档案管理探讨[J].科技信息,2010(20):481,483.

篇6：浅谈电子档案管理

浅谈电子档案管理

【摘 要】随着网络信息时代的到来，电子档案管理的优势逐渐显现，能够更加适应当今时代的档案管理工作，加强对电子档案的管理，是目前档案工作信息化的必然选择。

【关键词】电子档案;档案管理;优越性;利用方法;管理制度

1.电子档案的优越性

在档案存储和归档工作上，电子档案极大地提高了统计、分析、归档等的速度。现今社会是信息的、网络的快捷式生活节奏。信息获取和处理的速度体现出了其自身在当今社会的竞争水平和生存能力。电子档案是将文档使用扫描形式录入电脑，避免了人工抄录错误的几率，即使是人工输入，电子档案的信息材料修改起来也非常方便，如果采用专业的高技术系统，还能自得识别相关错误信息，可使其得到及时修正。档案管理工作实行微机化工作方式后，就可以按“件”进行方便快捷的整理归档。由于进行随机管档，就可进行随时整理立卷。通过计算机编码排序后，只要按照电脑呈现的秩序编排，就能清晰地现实文档归置位置，省去了人工费时费力的编排工作。同时，电子档案的存储更为稳定，可采用光盘、U盘、硬盘、存储卡等载体进行存储，其受外部温度、湿度及微生物环境影响小，且储存时间长和信息存储量大大超过了其他介质，具有很强的稳定性。

在档案信息应用上，使用电子档案，利用信息化手段，可以很好地实现档案的体系管理，实现充分的资源共享，使索引、查找等更加快速便捷。同时，由于采用了信息、网络传输等技术，使得电子档案能根据不同要求实现分类、搜索、排序、过滤等操作，更加有利于档案的管理和调度，极大发挥了占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点。电子档案使档案在现实应用中实现了网络化、远程化的自动化操作，加快了信息检索速度，促进了文档信息的交流和共享。在知识经济高速发展的形式下，现代网络环境不仅为归档提供了方便有效的工作方式，并且对信息利用的快速途径也起到了一定的促进作用，废除了立卷归档与检索查找的繁琐工作，改变了繁琐低效率的工作强度，归档质量和检索速度也产生了本质的变化。在传统的工作形式下，各单位、各部门相互间都是靠纸来传输信息，以计算机为载体的电子档案管理系统，可以将各种档案信息通过网络传送出去，不论身在何地都能及时阅览到相关信息。

在档案管理模式上，电子档案在以电子信息技术为支撑的'数字化管理模式下，文档的规范性和科学性进一步提高。

传统的文书立卷方法遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，就得拆卷重做。改为微机网络管理，文档用微机按“件”整理归档，可随时补漏增缺，使文档不形成存积。微机管理省时省力，可以给工作人员充分的时间去提高业务水平。微机管理更有利于文档的保密，将整卷档案内容改为单份文件提供利用，利用者就无法接触整卷档案中其他无关的文件，从而达到了文件保密的要求。

2.加强电子档案管理制度

电子档案的出现，彻底改变了传统档案管理的流程，在内容、时间及顺序等诸多方面发生了巨大的变化。由于电子档案对软硬件设备的依赖性更强，且更易更改、流失等特点，常常会使人们对电子档案的信息真实性产生质疑，因为电子档案信息的载体与存放地点均可以不固定，复制后真伪难辨，存在难以认定是否为“原件”的问题。因此，只有通过规范的管理制度使电子档案的形成、归档、保管和利用等环节得到有效约束，并在每个环节上采用制度与技术相结合的方式，切实避免信息失真的隐患，这样既可以保证电子档案的规范管理，又能维护电子档案信息的真实性与原始性，使人们对电子档案产生信心。然而，传统管理制度已无法适应电子档案文件的管理，必须结合电子档案发展的具体情况，建立一套完善、健全和科学的电子档案管理制度。

2.1电子档案的形成制度要进一步完善

在形成电子档案的过程中，必须遵照国家规定的统一格式标准，对于不同媒体电子档案的接收、存储、参数指标和载体形式加以规范。同时，对于电子档案的背景信息和元数据也应一同加以保存，以保证形成的电子档案具有完整性。

2.2电子档案要执行更为科学的归档制度

要进一步完善电子档案的管理制度，归档制度的完善是必不可少的环节。归档是整个文档管理工作中十分重要的环节，但是不同于纸质档案的是电子档案的归档还有许多工作要做。需要检测档案文件在相应软硬件环境下的有效性;检查同电子档案有关联的纸质或其他载体形式的文件，以保证内容和相关说明与描述的一致性;电子档案机读目录及相关软件、说明等也应同时归档;电子档案所使用的存储载体是否符合要求。同时，档案管理部门还要对电子档案的归档时间、范围及归档方式做出明确、细致的规定，以维护电子档案在程序上的合法性与真实性。在归档制度制定的过程中，应以国家有关规定为参照进行，目前，我国已通过先后颁布实施的《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》等规章制度，对电子文件归档工作提出了较为明确的规定与要求，这些规章制度的出台，确保了电子档案在归档过程中的科学性和规范性。

2.3建立严格的保管制度

电子档案归档后就需要一套严格的保管制度以确保其安全。首先，要把住存储载体的质量关;其次，要规范存储载体的保管条件，电子档案的保管应远离有害气体与强磁场环境，并建立一个适合磁、光介质保存的物理保管环境，同时保持良好的温度、湿度环境;再次，加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的载体不带病毒，并将载体置于保护状态，同时，注意对加密电子档案的管理最后，为了确保记录信息内容的完整性、可读性，以及载体无损伤，应定期对电子档案进行安全性检查，一旦发现信息或载体产生损坏时，及时采取有效的维护措施，进行拷贝或修复工作。

2.4规范电子档案的利用制度

在电子档案利用阶段，相关的管理工作主要包括对提供利用过程的管理和对人员的管理两方面。要制定完善的电子档案利用制度与规则就必须对上述两个要素加以明确。在利用制度中对利用过程和人都应做出较为明确的要求。一是对利用过程的制度管理。档案部门应当以自己的信息安全技术条件为依据，采取适宜的利用方式。在确保提供电子档案信息完整、真实的基础上，以电子档案的密级为根据，进行有效地分层次管理;二是对人员的制度管理。电子档案利用所涉及到的人员众多，有利用者、数据系统管理者和电子档案保管人员等。应以他们各自的分工为依据，对其使用权限进行合理的限制，可根据各种人员的身份、级别、层次及利用目的的差异判断其可利用档案信息的内容，决定对其授权的范围。

3.结语

档案工作要紧跟时代步伐，电子档案是新生事物，也是社会潮流的产物，迎合了信息时代的信息丰富、传递迅速的社会特点，我们要全力以赴采取多种措施管理好电子档案，利用好电子档案，使其更好的为我们工作、学习、生活服务。

【参考文献】

[1]王晓伟.浅谈数字档案管理制度的完善.科技创业家，(1).

[2]曹峥.电子档案管理的现状与解决之道探讨.中国科技纵横，2011(10).

[3]冯迎迎.浅析文书档案的数字化管理.中国科技纵横，128.

篇7：对于博物馆档案管理问题与对策研究

论文摘要：当今企事业单位中，多数人觉得档案管理工作可有可无，对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。事实上，档案管理工作对企事业单位的健康、平稳、可持续发展起着至关重要的作用。科学规范的档案管理要与时俱进，注重基础工作，提高单位管理者的重视程度，尤其是档案管理者的自身素质,才能适应新形势的需要。开创单位档案管理工作的新局面，不断地提升单位档案工作的管理水平是各企事业单位必须要做的一项重要工作，本文通过沈阳理工大学兵器博物馆目前档案工作的现状分析，找出目前档案管理工作存在的问题，提出了改进档案管理工作的对策，为众多档案管理工作者提供工作思路。

论文关键词：档案管理；现状分析；对策

一、引言

当今企事业单位中，多数人觉得档案管理工作可有可无，对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。事实上，档案管理工作对企事业单位的健康、平稳、可持续发展起着至关重要的作用。科学规范的档案管理要与时俱进，注重基础工作，提高单位管理者的重视程度，尤其是档案管理者的自身素质,才能适应新形势的需要。开创单位档案管理工作的新局面，不断地提升单位档案工作的管理水平是各企事业单位必须要做的一项重要工作，有些人认为，单位的档案管理工作无关紧要，对这项工作的重要性缺乏足够的认识。其实，这项工作对各企事业单位档案制度的健康发展起着至关重要的作用。我们要立足本单位档案管理的现状，吸收和借鉴优秀的研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，逐步完善档案管理工作，使之走上科学化、规范化和法制化的道路。

二、兵器博物馆档案管理工作现状分析

（一）建馆时间较短、档案管理没步入正轨

我校兵器博物馆于底开始筹建，于5月份初步建成，博物馆自建成以来，主要工作内容是完善馆的建设，包括展馆的装修工程、展品的征集工作等，虽然主管领导非常重视档案管理工作，但是由于博物馆的工作内容繁多，加之人员编制有限，致使档案管理工作一直没有完全纳入正轨。

（二）对存档工作缺乏重视性

认为档案工作技术含量低，在单位中得不到真正重视，仅处于你移交我接收、你不交我不管等工作状态是各单位档案管理工作的一个共性问题。

近年来，高校开始根据自身的学科特点兴建各博物馆，由于高校自身体制的影响，高校的博物馆服务一般仅限于校内师生或相关的教育系统，而且大多数实行无偿义务服务，致使档案管理人员主动服务观念及意识淡漠，档案人员也就难以从工作中体现出劳动的价值，不能从根本上重视档案管理工作。总体来讲，目前我馆馆藏内容特殊，展品来源广泛，有的是历史遗留的展品，无法追述其准确来源，加之建馆初期的许多客观因素，档案管理仅以保管为目的，进馆展品起初都已“豆腐账”的形式管理。

（三）无专人管理、档案管理人员身兼数职

由于兵器博物馆人员编制有限，目前，我馆没有专门设置档案管理人员，负责档案管理人员除了负责档案工作外，还肩负着馆内日常维护与管理，参观接待等众多任务，因此，档案管理工作很难做到专人负责，严重影响了档案管理工作的质量。

篇8：高校人事档案管理问题与对策论文

高校人事档案是组织、人事管理部门或其他有关部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，经组织审查或认可的，并记录、反映个人经历、学历和德才表现等，以个人为单位集中保存起来的文件材料。随着我国社会主义市场经济体制的建立和发展以及教育体制改革的逐步深化，原有的人事档案管理模式已不能适应新形势发展的需求，许多弊端日益显现出来，严重影响了人事档案管理的科学建设和合理使用，在一定程度上制约了高校的健康发展，因此，高校人事档案管理工作显得更为重要[1]。本文着重对高校人事档案管理工作中存在的问题与对策进行分析。

篇9：高校人事档案管理问题与对策论文

2.1档案材料内容有误且不完整

高校人事档案中很多的内容都是本人或有关人员手工填写的，包括出生年月、毕业时间、工作年龄、入党时间、工作经历、奖惩情况等。当前发现一个很突出的问题是档案材料的准确性和完整性都难以保证[2]。在很多档案中都有不少的内容前后是不一致的，且错误较多，比如：仅仅是出生年月在个人填写的档案中就多次出现不一致情况，工作经历、任职时间及工资额等方面也常有出入，这都会给管理人员的工作带来诸多不便。同时，人事档案中侧重于记载和反映个人的社会经历、政治面貌、思想表现等方面的内容，对反映个人知识结构、能力特点、工作实绩的材料收集过少，基本上是静态的、固定的，不能反映出即时信息。普遍存在着管理模式雷同，管理形式单一，档案内容不完整，不能客观反映一个人的近况和全貌，不能为单位用才选能提供人才信息保障。

2.2档案管理人员重视程度与本身素质不高

档案管理的水平高低、质量优劣与档案管理人员重视档案的程度及其本身的政治思想和业务水平有密切关系。档案管理队伍对档案管理的认识不够到位，重视程度不高。“说起来重要，排起来次要，用起来需要，忙起来忘掉”是时下人们对于人事档案的'形象描述，“人事档案无用论”正在流行。随着社会的发展、人才流动频率的加快，越来越多的“单位人”变为“社会人”，许多人把档案转到人才中心后不闻不问，有的干脆怀揣档案四处奔波[3]。有些高校在招聘人才时，只注重实在表现，觉得人事档案并不是十分重要的；同时，档案管理人员的知识结构不合理，专业管理和计算机水平普遍不高，影响了档案管理的整体质量，给高校人事档案管理工作造成了较大的影响，很多档案管理工作人员不能正确认识到这一工作的重要性。

2.3档案材料信息失真

作为记录个人经历、政治面貌、品行业绩等内容的人事档案，是一个人身份的象征，是单位和组织全面了解、正确评价一个人的依据。而在当今的很多人事档案材料中，所出现的假档案实属让人触目惊心。也许是因为其关系到个人职务、职称的晋升、工资待遇、福利等切身利益，大量假材料、不实信息在其人事档案中出现，使“工龄越来越早，年龄越来越小，文凭越来越高，资历越来越老”这一情况在当今社会成为一种普遍现象。同时，由于人才流动的加剧，许多学校的人事和毕业生就业部门为了省事，不管不重视档案保密的原则，让流动人员和毕业生将档案自带于身，导致档案乱放、乱涂改、遗失等现象屡见不鲜，使档案失去了原有的真实度。

2.4材料整理收集不及时、不规范

许多高校普遍存在对人事档案归档内容、管理范围缺乏认识，对应归档的材料，不及时送交档案部门管理，造成人事档案归档不全，不仅违反管理规定，也给利用工作埋下隐患。同时，人事档案的整理是一项细致性较强的工作，《干部档案整理工作细则》要求整理工作做到“认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐”。通过整理使得每一个档案达到完整、真实、精练、实用的目的。但有许多高校在这方面做得非常欠缺，没有按要求的格式进行分类处理，甚至有些不将个人材料归档成册，导致材料混杂，凌乱不堪，给人事档案管理利用带来了诸多不便。此外，档案的经常性变动，不规范的管理体制，使管理工作常常处于被动，不利于档案的提供利用。

2.5档案遗弃现象严重

弃档主要有四类群体：在职攻读学位人员、学科学术骨干、出国进修人员和个体创业者。[4]许多高校的教职员工为了可以自由在岗位上流动，选择更适合自己的岗位，往往放弃档案，人走了，档案却留在原单位，在此种情况下，人事档案似乎变得可有可无。本来寄存或托管人事档案，是要办理有关手续，而且还要缴纳一定的费用，但很多人为了省钱省事，使得弃档现象严重。

2.6人事档案管理方式落后

随着信息化技术的日益发展以及计算机技术的成熟，电子档案的管理已逐渐成为档案管理工作的主要手段。但有些高校的档案管理工作较为落后，仍处于手工操作阶段，不仅工作速度慢，而且档案的利用效率也低，给查阅及归档工作带来一定的困难。

篇10：高校人事档案管理问题与对策论文

人事档案是组织、人事部门和其他部门考察、任用干部的重要依据，所以人事档案管理工作对于整个社会政治和经济的发展都有极为重要的意义，但是现实的人事档案管理观念、体制、模式、方法等已不能完全适应现代社会所面临的新情况、新问题。高校人事档案作为人事档案的重要组成部分，是高校干部人事管理工作中一项必不可少的基础性工作，直接关系到高校组织决策和干部本人的切身利益。目前的高校人事档案管理工作同样存在管理方法陈旧、管理手段落后等问题，因此对其出现的问题，我们要探索一些适应现代高校发展的人事档案管理对策，完善高校人事档案管理工作，为学校各项事业的发展提供信息、引导服务作用。

3.1加强对档案管理的重要性认识

首先，在思想上提升对高校人事档案管理工作的重要程度，切实认识到人事档案管理的重要性，与相关部门取得通力合作，采取有效措施对各项资源进行整合，加强监督检查；其次，领导者也要加强对管理工作的重视程度，把人事档案管理工作纳入重点规划之中；再者，不断改善档案保管条件，努力使全体成员参与到建档、管档、用档中，确保人事档案管理工作的顺利进行。

3.2提高人事档案管理人员的素质

人事档案管理工作是一项政策性和业务性较强的工作，它集服务性与保密性于一体，因此，为了保障高校人事档案管理的科学运作，需要一支符合要求的专业人才队伍做支撑。这就需要高校建立科学合理的档案人才培养体系，加强人事档案管理工作队伍建设，选择作风正派、责任心强的人员，注意对他们的教育培养，定期组织培训业务知识，掌握新的知识和先进的管理技术，进一步了解管理档案的重要性，提高档案管理的技术水平。此外，管档人员要改变以往“一心管档，两耳不闻天下事”的状况，要成为国家人事人才政策的行家里手，了解当前高校各类人才流动规律，了解组织人事部门的现实需要，自觉树立服务意识和主动精神，及时预测人事档案工作中的新问题，积极为单位人事人才工作的发展提供信息支持。

3.3完善管理制度，实现规范化管理

建立健全科学合理的人事档案管理制度，其一，使收集、整理、立卷、归档、保管、利用等各个工作环节制度化、规范化；其二，根据新形势、新情况、新任务，及时建立健全更为科学合理的人事档案管理制度，逐步实现人事档案管理有法可依、有章可循、有条有理、有序发展。制订、健全高校人事档案管理实施细则，健全人事档案保管制度，使用权限制度，收集和归档制度，收集归档范围，人事档案材料鉴别的规定，人事档案检查核对和统计的要求，人事档案转递的规定，人事档案查阅的规定，人事档案保管、保密的规定等，逐步实现规范化管理。

3.4加强对档案材料真实性、及时性的监督检查

建立主动送交干部档案材料归档的工作制度及成立专门检查归档材料真实性的人员。人事档案管理人员要经常了解和掌握人事档案材料信息，并建立联系制度，及时收集、催缴材料，定期对档案材料进行鉴定检查，发现不符合归档要求的归档材料及时通知形成档案材料的部门，补交材料或补办手续，及时剔出无保存价值的材料。

3.5采用现代化的管理方法，实现信息化、数字化建设

现代科学技术的迅速发展，学科之间的交叉与互相渗透，使越来越多的新技术如电子计算机、微缩技术、声像技术、自动化技术、通讯技术等陆续应用于档案管理工作的各个方面，原来的那种传统的档案管理服务方式，专业知识与技能已不能适应要求，这就要求信息时代的档案工作者必须加紧“充电”，尽快掌握新知识、新技术，采用现代化的管理方式，开发利用信息、数字，推进信息化、数字化管理，将计算机等先进的科学技术及成熟的人事管理软件运用到人事档案管理工作中，不断拓展服务领域，提高服务效果，使档案信息化、数字化建设具有生机和活力，使人事档案更好地为学校的各项工作提供快捷服务和有力的信息。