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篇1：电子文件产生证据效力的困难及其对管理的启示
电子文件产生证据效力的困难及其对管理的启示
【内容提要】本文从证据法角度探讨了电子文件产生证据效力的困难：电子文件应归属于何种证据形式、电子文件是否有原件、对电子文件的真实性应如何审查等，并对国外有关电子证据的法律法规作了分析，对电子文件管理带来的影响作了阐述。【摘 要 题】文件理论
【关 键 词】电子文件/证据效力/管理
【 正 文】
困难之一：电子文件应归属于何种证据形式？
电子文件要产生证据效力的首要条件是符合法定的证据形式，我国诉讼法列举了7种法定证据形式，每一种均有特定的内涵或本质特征，如书证是指以文字、符号、图画等所表达的思想内容来证明案件事实的书面文件或其他物品，物证是指以本身所具有的物质特征、存在方式证明诉讼案件真实情况的物品和物质痕迹，视听资料是指以连续、动态的声音或画面来证明案件事实的资料。（注：陈一云主编：《证据学》（第2版），中国人民大学出版社版。）
对于纸质文件来说，归属于何种证据形式显而易见。当以其包含的思想内容来证明案件事实时，该文件就是书证，如果是公务文书，则为公文性书证。当以其存在处所、外部特征作证明，则为物证。如一份单据，从其书写的字迹特征可以证实单据是谁涂改，同时，从单据所写的内容可以查出贪污财务的数额，则该单据既是物证又是书证。
电子文件归属于何种证据形式，我国立法界、司法界与法学界尚未达成一致意见。比较典型的有4种：
1.书证说。认为我国《合同法》第11条已将数据电文纳入书面形式中，这为将电子文件（如电子合同）采纳为书证提供了有力的支持。（注：梅绍祖主编：《电子商务法律规范》，清华大学出版社20版。）全国首例以电子邮件作为定案根据的劳动争议案中，上海市浦东新区公安局公共信息网络安全监察处出具了一份《电子邮件书证意见书》，就是将电子邮件视为书证的。
2.视听资料说。如8月6日通过的《北京市高级人民法院关于办理各类案件有关证据问题的规定（试行）》第三条第七款规定：“视听资料包括录音、录像资料和电子数据交换、电子邮件、电子数据等电脑储存资料。”
3.独立证据说。在北京关于“中华人民共和国民事证据法（草案）初稿”研讨会上，有些专家认为，任何一种传统的证据形式都无法将电子证据完全囊括进去，电子证据在司法活动中将起到越来越大的作用，而法律应有一定的前瞻性，因此应将电子证据增加为一种独立的证据类型。（注：刘品新：《论电子证据的认证规则――以可采性的认定为视角》，《证据学论坛（第四卷）》，中国检察出版社版。）
4.传统证据的演变说。中国人民大学法学院《电子证据法研究》课题组认为，（注：何家弘主编：《电子证据法研究》，法律出版社20版。）电子证据绝非一种全新的证据，根据电子文件作证时的属性或特征，应分别纳入现有的7种法定证据种类中，如非法入侵计算机系统中留下的使用计算机的“痕迹”是电子物证，以电子文件中记载的信息内容来证明案件事实的就是电子书证，电子形式的音像资料就是电子视听资料，电子聊天记录就是电子证人证言等。
●启示：法学界对电子文件证据形式的争议，正反映了电子文件自身的复杂性与多样性。尽管如此，电子文件并不因此就丧失了自身的证据资格，学界的争议并不能阻碍司法实践的进程，因此机构对电子文件的管理切不可掉以轻心。文件、档案工作者应当突破传统的文件种类，将电子公文、电子合同、电子邮件、网页等机构在业务活动中生成的重要电子记录统统纳入到电子文件管理的视野中，它们均有可能在诉讼法庭上占据一席之地。我们期盼着法律界人士给电子文件的证据形式一个明确的说法，使有关机构可以根据不同种类证据的诉讼要求对电子文件加以妥善的保管。
困难之二：根据原件、原物优先规则，电子文件还有“原件”吗？
我国对证据的证据能力规定了原件、原物优先规则，即对于实物证据（即以实物形态为其表现形式的证据），应当优先提交原件、原物。我国《民事诉讼法》第68条规定：“书证应当提交原件。物证应当提交原物。提交原件或者原物确有困难的，可以提交复制品、照片、副本、节录本。”与此相类似，在英、美法系国家，对证据的可采性制定了最佳证据规则，规定文字、录音或照片等的原始材料作为证据有优先权。
传统的“原件”是指信息首次固定其上的媒介物。它强调文件载体的原始性。这是因为传统载体形式的文件信息内容固着于载体上，载体的原始性确保了其信息内容的真实性，提交原件作证具有较高的可信度。然而电子文件的信息内容与载体的关系并不十分紧密，电子文件的信息内容可以存贮于计算机的CPU、内部存储器、外部存储器等多种存贮介质上，而且原始信息是二进制编码，无法直接被人识读，只有通过计算机屏幕或是打印机等方式输出才能被人识读，而这种电子文件的输出形式显然不是传统的“原件”。因此，按照传统的原件概念理解，电子文件在作证时不可能提交“原件”。这将构成其证据能力的障碍之一。
各国都在努力探索电子文件在原件问题上的解决之道，从国际上和国外有关法律法规看，典型的做法有以下3种：
1.对“原件”的扩大解释。如美国联邦证据规则第1001条（3）规定：“原件。文字或录音的‘原件’即该文字或录音材料本身，或者由制作人或签发人使其具有与原件同样效力的副本、复本；照相的‘原件’包括底片或任何由底片冲印的胶片；如果数据储存在电脑或类似设备中，任何从电脑中打印或输出的能准确反映有关数据的可读物，均为‘原件’。”
2.功能等同法。如联合国国际贸易法委员会颁布的《电子商务示范法》第8条规定，他们根据原件的功能是对信息的认证以维护其真实可信度，规定只要能证明电子文件的信息内容自首次以最终形式生成，不管是直接输入计算机的，还是最初是书面文件而后才输入计算机的，该信息保持了完整性，且要求信息展示时就可以展示给别人看，就满足了“原件”的要求。
3.置换“原件”法。如加拿大《统一电子证据法》第4条第（1）规定：“（在任何法律程序中），如果最佳证据规则可适用于某一电子记录，则通过证明如下电子记录系统――其中记录或存储有数据的那一电子记录系统、或者借助其数据得以记录或存储的那一电子系统――完整性，最佳证据规则即告满足”。该法用电子记录系统的完整性来代替最佳证据规则中的“原件”要求，只要能满足系统完整性的条件即可。此外，在加拿大这一规定也适用于有关纸质文件的电子图像，不仅不要求必须提供纸质文件原件，而且也不要求电子图像可采的前提是该原件已销毁。
●启示：“原件”不仅是法学中一个重要的概念，也是档案学界经常提到的一个词。我们常说，档案区别于图书、情报资料的独有特性是原始记录性，很多档案往往只有一份，因此档案注重原本、原稿和孤本。然而在电子时代，电子文件突破了传统的“原件”概念，“原件”不再只有一份，文件、档案
工作者保管“档案孤本”的自豪感不复存在，要立足于电子时代，体现自身的价值，应如何拓展职业职能呢？
当然，作为电子时代记忆的保管者，不可推卸的责任之一仍是确保“记忆”的原始性。从上述各国立法对“原件”的要求看，一般只要满足电子文件信息内容的完整性和可读性即可，加拿大提出的“电子记录系统的完整性”，也是为了确保“信息内容的完整性”。这为我国立法提供了很好的借鉴，法律上“原件”的要求必将为我们鉴定电子文件提供一个标准。此外，突破传统“原件”概念和借鉴加拿大的做法，对于那些具有短期保存价值的纸质档案的数字化图像，只要它能够准确地反映纸质档案内容，至少在诉讼时效期满（一般两年）后，完全可以将档案原件销毁，这样既可以减轻文件、档案工作者“双套制”保管的负担，节约库房空间，又可以大大促进档案的开发利用。这一点迫切需要得到我国立法的认可。
困难之三：根据非法证据排除规则，哪些情况下的电子文件是非法的？
非法证据排除规则即指不具有合法性的证据不得作为定案根据，主要是规范证据收集主体的行为和程序：《行政诉讼法》第三十三条规定，被告不得自行向原告和证人收集证据。《刑事诉讼法》第四十三条规定，严禁刑讯逼供和以威胁、引诱、欺骗以及其他非法的方法收集证据。
因电子文件的无形性、系统依赖性和信息共享性，使其在证据的收集上比传统的证据形式复杂得多，有学者认为，电子证据有以下4种情形应予以排除：一是通过窃录方式获得的，不予采纳；二是通过非法搜查、扣押方式获得的，情节严重的不予采纳；三是通过非核证程序得来的，在电子商务纠纷案件中不予采纳；四是通过非法软件得来的，在民事诉讼中一般不予采纳。可以看出，第一、二种情况，与传统证据形式的“非法排除”情况相同，后两种则是针对电子文件特定的生成方式而提出的，归根到底是由于后两种情况生成的电子证据不可靠。
●启示：传统的证据排除规则与文件、档案工作者的.关系不大，然而电子文件是否合法，很大程度上取决于其生成方式，这与我们的职责密切相关。如果上述学者的观点将来被立法采纳，那么为防止电子文件在作证时被“非法排除”，电子文件的生成系统、管理系统均应符合一定的软件测评标准，取得软件评审合格证书，以确保是核证程序得来的电子文件。我国已出台了《档案管理软件测评标准），却未出台《OA软件测评标准》和《电子文件管理系统软件测评标准》，这将不利于对电子文件作证时的合法性审查；系统还应达到一定的安全级别，采取各种安全防范措施，防止系统被非法入侵和电子文件被恶意修改。此外，从维护电子文件形成机构的利益出发，应制定电子文件的分级别利用制度，对不同秘密级别的电子文件设置不同的利用权限，以防公、检、法机关在收集电子证据时泄露了本单位的机密信息。
困难之四：电子文件的真实性应如何审查？
证据的真实性是决定其证明力大小的关键因素。纸质文件往往通过鉴定纸张上的字体、字迹、印章等判断其真伪，并有一套专门的物证技术。这套物证技术在电子文件面前只有望“比特”兴叹了。如何审查电子文件的真实性呢？
从国际上对电子文件证明力评估因素的法律规定看，往往将电子文件的真实性分解为完整性要求和可靠性要求。
1.电子文件的完整性。包括两层含义：电子文件信息内容的完整性和电子文件所依赖的计算机系统的完整性，如上所述，电子文件的完整性也是构成电子文件“原件”的要素。如联合国贸法会《电子商务示范法》第8条规定了“原件”后接着对“完整性”作了如下说明：“评审完整性的标准应当是，除加上背书及在通常传递、存储和显示中所发生的任何变动之外，有关信息是否保持完整，未经改变”。
计算机系统的完整性表现在3个方面：系统必须处于正常的运行状态；在正常运行状态下，系统对该项业务必须有完整的记录；该电子记录必须是在业务活动的当时或即后制作的。如加拿大《19统一电子证据法》第5条规定了关于计算机系统完整性的推定有3种情况：“（1）通过那些支持如下裁定的证据――裁定该计算机系统或其他类似设备在所有关键时刻均处于正常运行状态，或者，即便不处于正常运行状态，但其不正常运行的事实并不影响电子记录的完整性，并且没有其他合理理由对该记录系统的完整性产生怀疑。（2）如果有证据证明，该电子记录系由如下当事人记录或存储的――与诉讼中意图引入该记录的那一当事人在利益上相反的其他当事人：或者（3）如果有证据证明，该电子记录系由除诉讼当事人以外的某人，在惯常而普通的业务活动中记录或存储的，而且其所进行的记录或存储并非根据意图引入该记录的当事人的指令”。
2.电子文件的可靠性。主要包括：电子文件从生成、传递、存贮到收集各环节的可靠性、识别电子文件发端人办法的可靠性等。
电子文件从生成、传递、存贮到收集各环节的可靠性，主要审查电子文件是否是在正常的活动中按常规程序自动生成，或者是否在严格的控制下按照操作规程、采用可靠的操作方法进行的人工录入；传递、接收电子文件时所用的技术手段或方法是否科学、可靠，电子文件在传递的过程中是否采取了安全加密措施、是否未被非法截获；存贮电子文件的方法是否科学、存贮介质是否可靠，存贮电子文件的第三方是否公正、独立，所存贮的电子文件是否未被非法接触；收集电子文件作证的过程是否遵守了法律的有关规定等。
电子文件发端人指可认定是由其或代表其发送或生成该电子文件或许予以存贮的人。识别电子文件发端人的办法一般有智能卡、口令、生物识别技术、数字签名技术等。其中以非对称加密技术为基础的数字签名方法最为可靠。欧美许多国家出台了《电子签名法》，使电子签名具有与传统签名同等的法律效力。我国尚未出台《电子签名法》。这在一定程度上给审查电子文件发端人识别办法的可靠性构成了障碍。
●启示：值得注意的是这里的真实性与档案学所讲的真实性概念不完全相同。前者是“法律真实”，即法官对电子证据是否符合案件事实的内心确信；后者是指“真实的历史记录”，即反映档案（包括电子文件）真实的形成过程和形成者的意图。正因为如此，以档案作为证据，可以增强法官的内心确信，使“法律真实”更加靠近客观事实，这也是法学追求的目标。在我国对证据的证明力规定了“效力优先”规则，其中有关于历史档案等的证明力一般高于其他书证、视听资料和证人证言的规定。这反映了我国司法界对历史档案具有较高的可信度；档案作证时的优势地位与我国档案部门的权威性和可靠的档案管理办法是分不开的。然而对电子文件的归档管理，我国还处于摸索阶段，档案部门要保持自身在电子时代权威性的地位，就必须加紧对电子文件管理的研究，通过出台一系列标准、制度来加强对电子文件的归档管理。
怎样确保电子文件的完整性、可靠性和可读性，以满足司法对电子文件真实性的审查，提高电子文件的证明力是电子文件管理中的重要课题。笔者认为，其中一个重要的措施是元数据管理，因为它已被法学界认可，是构成电子文件证据的一个重要组成部分。所谓元数据就是描述电子文件内容、结构、背景信息及对其管理的数据。如通过捕获结构元数据，可以了解电子文件的数据结构、软硬件环境等技术信息，以确保电子文件的可读性；通过捕获背景信息元数据，可以了解形成电子文件的业务活动
信息，以确保电子文件是在正常的业务活动中记录和存贮的；通过捕获管理元数据，可以了解电子文件从生成、传递、存贮整个过程的管理状态，以确保对电子文件构成一个可靠的保管锁链。由于大部分元数据都是系统自动捕获的，因此是值得信赖的。目前已有许多国家出台了“电子文件元数据管理标准”，如《澳大利亚联邦机构电子文件保管元数据标准》、英国国家档案馆《电子文件管理功能需求――元数据标准年》等。我国应加紧研究、制定能满足证据需求的电子文件元数据管理标准。
电子文件产生证据效力的困难与难点问题给电子文件管理带来的启示远不止这些。在我国电子文件的立法与管理都不完善的今天，迫切需要包括法学界、档案界和信息技术界各界人士的充分沟通、合作。档案界应勇敢地肩负起电于社会“护门神”的职责，努力提高我国电子文件管理的水平和规范化程序，给电子文件的证据效力增加一个重要的砝码。
⑤刘品新：《论电子证据的认证规则――以可采性的认定为视角》，《证据学论坛（第四卷）》，中国检察出版社2002年版。
篇2：电子文件产生证据效力的困难及其对管理的启示
电子文件产生证据效力的困难及其对管理的启示
【内容提要】本文从证据法角度探讨了电子文件产生证据效力的困难：电子文件应归属于何种证据形式、电子文件是否有原件、对电子文件的真实性应如何审查等，并对国外有关电子证据的法律法规作了分析，对电子文件管理带来的影响作了阐述。【摘 要 题】文件理论
【关 键 词】电子文件/证据效力/管理
【 正 文】
困难之一：电子文件应归属于何种证据形式？
电子文件要产生证据效力的首要条件是符合法定的证据形式，我国诉讼法列举了7种法定证据形式，每一种均有特定的内涵或本质特征，如书证是指以文字、符号、图画等所表达的`思想内容来证明案件事实的书面文件或其他物品，物证是指以本身所具有的物质特征、存在方式证明诉讼案件真实情况的物品和物质痕迹，视听资料是指以连续、动态的声音或画面来证明案件事实的资料。（注：陈一云主编：《证据学》（第2版），中国人民大学出版社年版。）
对于纸质文件来说，归属于何种证据形式显而易见。当以其包含的思想内容来证明案件事实时，该文件就是书证，如果是公务文书，则为公文性书证。当以其存在处所、外部特征作证明，则为物证。如一份单据，从其书写的字迹特征可以证实单据是谁涂改，同时，从单据所写的内容可以查出贪污财务的数额，则该单据既是物证又是书证。
电子文件归属于何种证据形式，我国立法界、司法界与法学界尚未达成一致意见。比较典型的有4种：
1.书证说。认为我国《合同法》第11条已将数据电文纳入书面形式中，这为将电子文件（如电子合同）采纳为书证提供了有力的支持。（注：梅绍祖主编：《电子商务法律规范》，清华大学出版社2000年版。）全国首例以电子邮件作为定案根据的劳动争议案中，上海市浦东新区公安局公共信息网络安全监察处出具了一份《电子邮件书证意见书》，就是将电子邮件视为书证的。
2.视听资料说。如208月6日通过的《北京市高级人民法院关于办理各类案件有关证据问题的规定（试行）》第三条第七款规定：“视听资料包括录音、录像资料和电子数据交换、电子邮件、电子数据等电脑储存资料。”
3.独立证据说。在北京关于“中华人民共和国民事证据法（草案）初稿”研讨会上，有些专家认为，任何一种传统的证据形式都无法将电子证据完全囊括进去，电子证据在司法活动中将起到越来越大的作用，而法律应有一定的前瞻性，因此应将电子证据增加为一种独立的证据类型。（注：刘品新：《论电子证据的认证规则――以可采性的认定为视角》，《证据学论坛（第四卷）》，中国检察出版社2002年版。）
4.传统证据的演变说。中国人民大学法学院《电子证据法研究》课题组认为，（注：何家弘主编：《电子证据法研究》，法律出版社2002年版。）电子证据绝非一种全新的证据，根据电子文件作证时的属性或特征，应分别纳入现有的7种法定证据种类中，如非法入侵计算机系统中留下的使用计算机的“痕迹”是电子物证，以电子文件中记载的信息内容来证明案件事实的就是电子书证，电子形式的音像资料就是电子视听资料，电子聊天记录就是电子证人证言等。
●启示：法学界对电子文件证据形式的争议，正反映了
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篇3：对具体行政行为证据效力的审查认定
对具体行政行为证据效力的审查认定
刘万金
人民法院在案件审理程序中，经常遇到具体行政行为作为证据，而当事人又对其效力持有异议的情况。
具体行政行为是依法具有法律效力的。其一经作出，即具有“公定力”、“确定力”和“拘束力”（俗称“三力”）。同时，具体行政行为又是应当接受行政复议和行政诉讼审查的。在复议、起诉期限尚未届满之前，其“三力”是可变的。只有在复议、起诉期限均届满之后，其“三力”才是不可变的。
那么，案件审理程序中，人民法院应当如何对具体行政行为的证据进行审查认定呢？
先看两则案例：
案例一：张甲、张乙系同村邻居。该村进行村庄规划时，村委会将张甲的部分院落规划给张乙做宅基地，并为张乙办理了县政府颁发的《集体土地使用证》。张乙欲扩建房屋时，以张甲的部分院落占在《土地证》确定给自己使用的土地上，侵犯了自己的.土地使用权为由，向法院提起民事诉讼，请求判令张甲停止侵害、排除妨碍。法院采信了《土地证》的证据效力，判决支持了张乙的诉讼请求。张甲不服，在对民事判决提起上诉的同时，也对《土地证》提起了行政诉讼。一审法院行政审判庭撤销了《土地证》，二审法院遂以事实不清、证据不足为由撤销了一审民事判决。
案例二：王某与他人发生重大交通事故，交警部门作出的《道路交通事故责任认定书》认定其负全部责任，公诉机关以其涉嫌犯交通肇事罪为由向法院提起公诉。诉讼过程中，王某依法对《道路交通事故责任认定书》提起行政诉讼（注：这是发生在道路交通安全法施行之前的案件，该法施行后，依照该法第七十三条的规定，交警部门作出的《交通事故认定书》不再具有行政可诉性），法院刑事审判庭遂中止了刑事诉讼。法院行政审判庭以《道路交通事故责任认定书》认定王某负全部责任的主要证据不足为由，判决撤销了《道路交通事故责任认定书》，公诉机关遂撤回了对王某的起诉。
上述两个案例告诉我们：人民法院在案件审理程序中对具体行政行为证据进行审查认定时，不可轻易地认定其证据效力，而应先审查其是否还有被有权机关依法予以撤销或者变更的可能性，也就是说是否已经超过了复议、起诉期限。如果超过了复议、起诉期限，则可以直接作为证据使用；否则，不能直接作为证据使用。
关于复议、起诉期限的法律规定，有以下几种：1.行政复议法第九条第一款：“公民、法人或者其他组织认为具体行政行为侵犯其合法权益的，可以自知道该具体行政行为之日起六十日内提出行政复议申请；但是法律规定的申请期限超过六十日的除外。”2.行政诉讼法第三十九条：“公民、法人或者其他组织直接向人民法院提起诉讼的，应当在知道作出具体行政行为之日起三个月内提出。法律另有规定的除外。”3.《最高人民法院关于执行〈中华人民共和国行政诉讼法〉若干问题的解释》（简称《若干解释》）第四十一条：“行政机关作出具体行政行为时，未告知公民、法人或者其他组织诉权或者起诉期限的，起诉期限从公民、法人或者其他组织知道或者应当知道诉权或者起诉期限之日起计算，但从知道或者应当知道具体行政行为内容之日起最长不得超过2年。”4.《若干解释》第四十二条：“公民、法人或者其他组织不知道行政机关作出的具体行政行为内容的，其起诉期限从知道或者应当知道该具体行政行为内容之日起计算。对涉及不动产的具体行政行为从作出之日起超过、其他具体行政行为从作出之日起超过5年提起诉讼的，人民法院不予受理。”
根据上述规定，一般情况下（法律另有规定的除外），复议、起诉期限应当做如下把握：
1.复议期限
从知道具体行政行为内容之日起60日内。如果超过60日没有申请行政复议，又没有正当理由，即为超过了复议期限。
2.起诉期限
分以下几种情况：
（1）知道具体行政行为内容并且同时知道诉权或者起诉期限的，起诉期限为“知道或者应当知道诉权或者起诉期限之日起”“三个月内”。
（2）先知道具体行政行为内容，后知道诉权或者起诉期限的，起诉期限除应符合上述“三个月”的条件外，还应同时符合从知道或者应当知道具体行政行为内容之日起最长不得超过“2年”的条件。例如，知道或者应当知道具体行政行为内容的时间是4月1日，知道诉权或者起诉期限的时间是3月1日，其起诉期限不再是203月1日后的三个月内（至年6月1日止），()而应是204月1日后的2年内（至2014年4月1日止）。
（3）对涉及不动产的具体行政行为，起诉期限除应当符合上述“三个月”和“2年”的条件外，还应同时符合从作出具体行政行为之日起不超过“20年”的条件。例如：作出具体行政行为的时间是1994年3月1日，知道具体行政行为内容的时间是年4月1日，知道诉权或者起诉期限的时间是2014年3月1日。起诉期限既不是2014年3月1日后的“三个月”内（至2014年6月1日止），也不是2012年4月1日后的“2年”内（至2014年4月1日止），而是1994年3月1日后的“20年”内（至2014年3月1日止）。
（4）对不动产以外的其他具体行政行为，起诉期限除符合上述“三个月”和“2年”的条件外，还应同时符合从作出具体行政行为之日起不超过“5年”的条件。
因此，人民法院在民事、刑事诉讼中，在当事人知道具体行政行为的内容，但不知道诉权或者起诉期限的情况下，为了及时稳定法律关系，提高审判效率，应当依法及时行使释明权，告知当事人复议权和复议期限、起诉权和起诉期限并记入笔录。告知后，如果当事人逾期不申请行政复议、不提起行政诉讼，则应当认定具体行政行为的证据效力；如果当事人在法定期限内依法申请行政复议或者提起了行政诉讼，并且得到了有权机关的维持，则亦应当认定具体行政行为的证据效力。
篇4：浅议CAD电子文件归档管理论文
浅议CAD电子文件归档管理论文
在工程设计行业，设计生产的主要成果就是设计文件，CAD出图率在有的单位或项目中已高达100％，但验收归档管理还是沿用传统的方法，只对纸质进行验收，电子文件散落在设计人员手中或简单收集在一起，随着时间的推移，电子文件逐渐丢失，各种信息被逐渐忘却，再重复利用查找相当困难。而设计行业设计文件的重复利用率又比较高，所以CAD电子文件的归档工作就显得更迫切。
一、CAD电子文件归档现状
1.电子文件归档缺乏规范化、制度化
由于电子文件涉及的技术环境较复杂，采用标准化的方法管理会更细致、周全、易于操作。目前电子文件收集通常缺乏制度保障，或即使有明确的制度，执行常常不到位。
2.电子文件归档管理人员职责不明确
在实践中我们发现，有些单位电子文件归档管理由计算机人员操作，有的由档案管理人员管理。实践证明电子文件的归档以及电子档案的管理仍以档案管理人员为主较好。因为档案管理人员经过多年实践与培训，具备了相当强的业务能力，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，而且由于电子计算机的普及，他们也基本掌握了简单的数据库知识和计算机的操作原理及特点，更清楚电子档案与纸质档案的异同。而大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生。
3.归档的电子文件质量较差，内容真实性无法保障，且缺乏可读性
有些单位仅处于坐等电子文件归档阶段，且归档的电子文件仅从形式上进行鉴别，对其内容的真实性、可读性未把关，草率整理刻盘归档，致使归档的电子文件不齐全，内容不真实，形成电子文件的背景信息及元数据未同时归档，无法提供可利用的资料。
二、CAD电子文件归档前瞻
CAD电子文件是计算机辅助设计形成的产物，随着计算机应用的日益普及，大量电子文件不断涌现，无纸化办公是必然趋势，及时、有效收集电子文件，科学管理电子档案是广大科技档案工作者的职责。
1.CAD电子文件的特点
信息的非人工识读性。电子文件第一次使用了人工不可识读的记录符号——数字式代码，对于这种经过复杂编码的.“比特”人工无法破译它的含义，只有通过计算机特定的程序解码，使之还原为输入前的状态，人才能识读它。
信息对系统的依赖性。电子文件只有依赖于计算机系统，包括计算机硬件、操作系统和软件，才具有生命力，才能发挥作用。
信息的可变性。电子文件的增删十分容易，不留痕迹，计算机系统中的静态文档被大量动态文档所取代，动态文档中的数据不断地被更新或补充，以反映最新信息。
信息存储的高密度性。电子文件的存储密度大大高于以往各种人工可识读的信息介质，随着技术的进步，电子介质的存储密度还将继续加大。
信息的可操作性。电子文件可以随时适应人们的需要，修改、调阅可以跨越时空界限。
2.CAD电子文件非实体归档的可行性、必要性
电子文件不论实际存在什么位置，都可以做到在不改变其物理存储位置的情况下进行逻辑归档。也就是说，人们认为是“集中”归档保存的电子文件，实际上可能分布在计算机网络的各个角落，甚至相距十万八千里。
档案管理长期存在着文件的数量与存储能力的矛盾。随着技术的进步，电子介质的存储密度将继续加大，把一个档案室库藏档案全部装进一只皮箱不再是神话。
在电子文件制作时，我们可以得心应手地使用所需要的存储于不同地方的数据，修改变得很容易熒杓菩幸瞪杓仆贾健⑽募重复利用率较高。如在设计过程中形成的数字三维模型可以使设计人员看到其中的任何一个剖面及其有关的参数，并对设计中的任何部分加以修改；可以使不同的设计人员同时在同一张“图纸”上工作并且互相知道修改的内容；工程项目有些技术条件相同的工程经常直接套用已有工程的图纸，大大提高工程设计效率。
三、完善CAD电子文件归档管理措施
1.完善制度，措施到位，合理配置资源
各单位应根据本单位情况，依据电子文件全程管理、前端控制原则及完整性、真实性、可读性保障原则，参照国家标准GB／T 17678.1—《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，制定本单位电子文件归档管理制度。
明确归档电子文件是项目负责人的职责并纳入质量管理体系文件中。由于电子文件内容复杂、专业性强，入库前后都要进行修改，档案部门不一定能够保证电子文件完整、准确、系统，明确规定及时、有效归档电子文件是项目负责人的职责之一，必要时辅以一定的行政、经济手段，保证电子档案的质量。
统一电子文件归档格式。因为没有标准的制约，任何工作都会带有随意性。在工程项目设计过程中，电子文件管理系统应建立一系列标准，如CAD系统软、硬件平台，制图的编辑软件、字库、图幅、格式，电子文件的数据类型、文件种类，电子文件的编号、著录，电子文件的归档范围和要求，工程项目电子文件光盘的信息组织、刻录、标识等，保证归档的电子文件齐全、完整、真实、有效，便于长久利用。
合理配置资源包括设备和人力资源。电子文件的形成、处理，都是在电子计算机软、硬件平台支持下完成的，因此充分配置电子文件管理所需设备是从事电子文件归档管理的前提。此外，电子文件的整理、保管、鉴定、统计和提供利用都要由电子文件管理人员负责实施完成，尽快培训一批档案人员来负责电子文件的管理。
2.尊重并贯彻前端控制思想
中华人民共和国国家标准《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》第一部分：电子文件归档与档案管理4.5明确要求：“对电子文件的形成、积累、整理、归档应实施全过程管理，以保证电子档案的质量”。实践证明电子文件归档与传统纸质文件归档不同。传统的做法可以不管文件形成过程中的具体细节，只要根据文件的保存价值，在工程项目结束后对其进行收集、整理、归档、保存，但电子文件沿用这种方法行不通，如CAD设计图纸，由于文件系统格式不同，造成档案光盘系统无法利用CAD形成的光盘。
勘测设计阶段是确定电子文件归档范围的最佳时机。从工程项目立项、设计文件形成之时起，档案管理者即介入，进行监督、指导，提出文件运行的环境背景、元数据，划定该归档的文件范围，敦促其进行适时归档，防止电子文件的丢失，保证电子文件的完整、准确。
3.纸质文件与电子文件同步归档
据《清华大学自动输入及管理系统TH－DAIMS使用指南》统计，在进行系列产品设计时，新型号图纸80％可以采用同一系列原图图纸，无须任何修改，而20％需要修改的图纸中，也只要做局部修改。但由于工程设计电子文件始终处于动态过程，其内容在不断变化，设计人员受计算机内存容量影响，常会删除一些过时信息，为确保归档电子文件的完整、准确，必须实行归档纸质文件的同时归档完整的电子文件。
4.重视技术鉴定
工程项目电子文件的归档与验证应同步进行。电子文件的技术性鉴定包括对信息的真实、可靠、完整、可读性的认定和对文件载体的性能的检测。
可读性鉴定目的在于确认电子文件中的内容可以正常读出，没有丢失和差错。进行可读性鉴定时不仅要确认文件在当时的可读状态，同时需要分析其是否具备日后多次无差错读出的性能。检查归档电子文件的辅助技术材料是否齐全也是可读性鉴定中不可忽视的内容，如关于电子文件使用的操作系统和支持软件的记录材料，是保证电子文件由代码还原为可读信息的“引导”，不可遗漏。
对于电子文件的可靠性鉴定，主要从内容的真实、完整性上去把关。电子文件的易修改性使得计算机系统中同一文件经常存在不同版本，归档的电子文件必须是最终版本，必要时可保存某些草稿和定稿。电子文件的版本不像纸质文件的稿本那样易于识别，管理人员可借助计算机中记录下来的时间进行比较和鉴定。从文件的相关性入手检查归档电子文件的完整性。随着软件功能和计算机网络的发展，一套电子文件中的文字、图表、数据分布在几个甚至几十个地方的情况会越来越多，即使在同一主机内，一份电子文件也可能以若干份文件相连接的方式存在。如果分布在各处的“文件成分”汇集不齐，一份文件便无法再现其全貌。
对归档的电子文件进行无病毒鉴定。档案部门接收的电子文件来自四面八方，受病毒侵害的机会多，因此对于以介质状态归档的电子文件，应先杀毒，再接收，避免危及整个档案管理系统。
参考文献：
1、CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求。 GB／T 17678.1－1999.
2、电子文件光盘存储归档一致性测试。 GB／T 17679－1999 CAD.
3、冯惠玲。拥有新记忆——电子文件管理研究。档案学.
4、茆荣珍。水利勘测设计电子文件归档与电子档案管理面临的问题及对策。治淮，.11.
篇5：论电子文件档案化管理
论电子文件档案化管理
电子文件的档案化管理是信息化社会的客观需要和档案专业融入现代社会的.必然选择.围绕电子信息技术的发展、电子文件档案化管理的论述,提出了电子文件档案化管理与传统档案管理的区别.
作 者：唐育清 作者单位：茂名市房产档案馆,广东,茂名,525000 刊 名：黑龙江科技信息 英文刊名：HEILONGJIANG SCIENCE AND TECHNOLOGY INFORMATION 年，卷(期)： “”(12) 分类号：G27 关键词：电子文件 档案化 管理篇6：电子文件的种类及管理论文
电子文件的种类及管理论文
一、电子文件的种类
1、以“载体的异同”划分标准，可以把电子文件分为光盘文件、硬盘文件、软盘文件和磁带文件。光盘文件要通过光盘驱动器识读，硬盘文件要通过硬盘驱动器识读，软盘文件要通过软盘驱动器识读，磁带文件要通过磁带机识读。
2、以“文件的不同用途”分，又可以把文件分为程序文件和数据文件两大类。程序文件是管理设备、生成数据的文件，数据文件是供人们利用加工的数据信息的集合。程序文件又有系统软件和应用软件之分。而我们常用的是应用软件，应用软件里数据库文件形成的数据关联性强，非数据库文件内的数据关联性弱。
3、以“不同属性”为划分标准，文件又有文本文件、超文本文件和纯文本文件之分。文本文件带有一定的格式；超文本文件是集文、像、声于一体的多媒体文件；纯文本文件是不带格式的文本文件。
4、以“数据的.表现形式”为划分标准，它有字符文件、表格文件、图文混排文件、数据库文件、图形文件、动态影像文件与声音文件之分。
5、各类数据文件，按“依存环境”分，又有WPS文件、DOC文件、XLS文件、DBF文件、BMP文件、CAD文件、TXT文件等基于不同的应用软件产生的各种格式文件。格式不同，所需操作条件就不相同，操作方法也有不同。
单位内的电子文件分类，也可参
照国家档案局制订的《工业企业档案分类试行规则》划分，把单位的全部电子文件划分成公务文书类、科技图文类、财会文件类、人事文件类。然后，借鉴纸质档案分类按地区、专业等进行电子文件细分类别。
二、电子文件的管理
1、电子文件的检索原则应当是方便利用和便于文件保密。但电子文件只有做到科学分类，才能实现查找便捷。计算机对文件的检索，基本上也是模拟人工检索，只不过是信息处理速度远远地超过人脑对检索词的反应速度。但是，如果机内文件杂乱无章，文件名称不规范，同样会制约检索速度。另一方面，电子文件也需要保密或限制利用。有些文件属于企业内部机密，对于这一部分文件，一般的用密钥加以控制。对于企业的核心机密，应当采用更加稳妥的保密手段。
2、电子文件的甄别也是需要我们加以考虑的问题。这个问题的关键是区别电子文件真伪、区别电子文件的原件与复制件。电子文件进入网络运行后，其复制是极为便利的，我们必须认真考虑电子文件的真伪识别问题。
3、电子文件的鉴定与归档。电子文件在归档之前，要进行认真地鉴定。电子文件的鉴定，主要是区分文件价值。在本单位制作的所有电子文件之中，只有那些对本单位工作具有查考利用价值的，一定要作为电子档案保存下来。其余的电子文件就可以在机内删除或短期保留。
4、电子文件的鉴定，也存在着区别真伪问题。档案部门所保管的电子档案，应当是电子文件的原件或真实的电子文件；否则，电子档案就失去了凭证价值。归档的电子文件还应当区别出原件与复制件。文件制发单位必须将电子文件的原件（纸质）归档，以保持该电子文件的原始性，以维护电子文件的凭证性和依据性。
篇7：医院办公室电子文件归档管理论文
医院办公室电子文件归档管理论文
【关键词】 电子文件;档案
近年来，随着电子信息技术的飞速发展和办公自动化的逐步完善，电子计算机已被越来越广泛地应用于办公室的日常工作。以往手续繁杂的办公行文、来往函件等都可以通过网络直接在计算机上办结。文件从产生到处理结案几乎不使用纸和笔，由此而产生了大量的电子文件。这些电子文件以其快捷、方便等的优越性大大地提高了工作质量与效率，给我们的工作带来了极大的便利。然而，如果一旦操作不当或染上病毒，后果不堪设想。因此，探讨研究电子文件归档的方法，确保电子文件的安全，是当前医院信息化建设的一项重要内容，也是档案管理工作中一个急需解决的课题。
1 电子文件在归档方面的现状与分析
1.1 从目前来看，电子文件在归档管理等方面还存在的问题
1.1.1 原稿被忽视，随意遭删改
在电子计算机上起草、制作文件，这是办公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在纸上后，作为草稿性的电子文件经常被忽视。这些电子文件绝大多数未被保留，它不是被清除就是被新文件覆盖。许多单位对电子文件没有采取很好的保护措施，甚至随意对其进行增、删、改等操作，使具有原始性的电子稿件面目全非，失去了归档保存的意义。
1.1.2 归档程序不明确，存贮载体不安全
电子文件的归档就是依据归档的范围，通过计算机对处理完毕的有价值的文件进行收集、筛选、分类并使之转化成为电子形态的数字化档案的一项工作。但是，目前有相当一部分单位对电子文件的归档程序不明确，存贮载体也存在安全问题。如有许多单位的办公自动化系统在设计时没有考虑到档案工作的特殊性和技术性，把应归档文件只是简单地保存在计算机硬盘存储器上，这样，一旦信息系统出现问题，电子文件就会遭到破坏，甚至全部丢失。有些单位以软磁盘作为电子文件存贮的介质，由于软磁盘极易遭到损坏，其保存的期限及可靠程度也存在较大问题，因此极不安全。
1.1.3 归档不鉴定，真伪不辨别电子文件的鉴定，是对其价值的断定和对其真假进行鉴定的一项工作
对于电子文件收集归档阶段的鉴定工作来说，就是解决文件的去留问题。然而，现在有些单位对归档电子文件的真假与价值，既不做辨别，又不做鉴定，只是将计算机上所有的文件都存到光盘上，就算归档了。这样归档，一方面是达不到存真去伪、存精去杂的目的，另一方面是使大量珍贵的文件湮没在价值不大或不精炼的档案材料之中，给归档的管理带来了诸多不便。
1.1.4 人员素质低，专业人才缺
电子文件的归档工作，不但要求工作人员必须具备档案的专业知识，而且要有较好的计算机操作技能。从目前情况看，从事档案工作人员中有相当一部分素质偏低，许多档案部门缺乏专业技术人才，尤其是具备档案管理和计算机信息处理的复合型人才。有些单位档案部门虽然引进了现代先进的计算机设备，但因专业人才缺乏而未能让其充分发挥作用。
1.2 造成上述问题的原因主要有两个方面
1.2.1 思想认识问题
传统的档案工作是以纸质文件材料为主要工作对象，自从计算机应用于档案管理后，电子文件以其自身独特的优势正在逐步地取代以往的纸质文件。电子文件是一种新生事物，作为一名档案工作人员理应去认识它、接受它。然而，有一些从事档案工作的人员对档案信息化建设的意义认识不足，这些人观念陈旧、意识淡薄，认为档案还是纸质的妥当，对电子文件的优点视而不见，不接受新生事物，不参加学习培训，不懂得计算机操作，总是按老的一套来对待工作，这就给电子文件的归档工作带来了影响，这是原因之一。
1.2.2 管理工作滞后问题
目前，计算机软件的开发很快，五花八门，日新月异。
然而，国家对电子文件的归档管理还没有具体法律法规，许多单位对电子文件归档工作的管理只停留在以前对纸质文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的对电子文件归档进行规范化管理的规章制度。有的单位虽然有规章制度，但其工作程序、操作方法却没有考虑到计算机的特点，因此，操作起来不顺畅、不方便。管理工作严重滞后于计算机应用软件的发展，这是影响电子文件归档的原因之二。
2 对电子文件归档的几点建议
电子文件归档的目的就是要使人类活动的真实历史记录在电子信息时代更好的、更完整的、长期的`保存下去。为此，笔者建议要做好如下几个方面的工作。
2.1 更新观念，适应形势
做好电子文件的归档管理工作，既是信息化建设的必然要求，也是档案信息化建设的重要组成部分。目前，发达国家已有60%以上的政府行政工作是通过因特网和其他电子通讯方式实现的。因此，作为当今信息时代的一名档案工作者，要把档案信息化建设提高到为经济建设服务和促进档案事业发展的高度来认识。要紧跟形势、更新观念、接受新事物，积极参加专业技术培训，熟练掌握各种操作技能，以适应新时期档案管理工作的需要。
2.2 认真收集，保护原稿
不论纸质档案或是电子档案，收集工作总是第一关，是做好归档管理工作的基础。收集工作是否到位，对后续各环节有着很大的影响。如果该收集归档的文件没有收集，不仅影响到档案的完整性，更不用说开发与利用。对文件在处理过程中曾修改的，在附件上要有该文稿历次修改的标记，各种修改信息应予以保留，不可任意进行删除，要保护好原稿。
2.3 做好鉴定，确定价值
电子文件在归档之前，鉴定小组要对电子文件的真实性、完整性和有效性进行鉴定。第一要辨别电子文件的真伪;第二要确定电子文件的价值;第三要确定电子文件的完整性。只有真实的、有价值的电子文件才有保存的必要。
2.4 按照程序，做好归档
电子文件的归档，必须按照程序进行。首先，对应归档的电子文件进行收集、分类和整理;其次，对电子文件进行鉴定，确定其去留问题;再次，将电子文件脱机存储在可靠的载体上并送交档案室归档。设有虚拟电子档案室的，可用邮件的形式传递到档案室。在格式上，一般采用通用格式。如文档文件采用doc格式，数据文件采用dbf文件等。在时间上，由各单位自定，按期限进行归档。在保存数量上，一般保存两套以上同版本的电子文件，其中一套由档案管理部门统一保管，另一套由相关业务部门异地保管。对网络环境下生成的大量的业务电子文件也要做好备份，但不要将备份文件和原电子文件存放在同一台服务器上。
2.5 加强防患，确保安全
存储载体的安全与否，关系到电子文件归档工作的成败。因此，对归档的电子文件，要采取可靠的措施，确保电子文件存储的安全。及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和杀毒软件实现全天候自动升级，做好档案上传、下载安全等和访问权限等的防患工作。控制环境的温度和湿度，及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中的安全与稳定。
2.6 加强培养，提高素质
电子文件是一种新型的信息载体，其归档技术、编排技术、信息安全保护技术、毒防治技术等都是医院信息化建设的重要内容。因此，培养和造就一大批具备档案管理专业知识和计算机操作技能的人才是当务之急。解决人才问题，一方面可以直接吸纳档案管理、电子计算机或数字通信等专业技术专业人员，另一方面是加强在职人员的业务培训，选送进修学习，使他们迅速掌握档案管理知识和计算机操作技能，以解决目前人才缺乏的难题。
综上所述，电子文件作为一种新型的信息载体，它以其自身独特的记录形式和与纸质文件无可比拟的优越性使工作质量和效率大大提高。它的产生给传统的档案工作理念、技术和方法带来严峻的挑战，是档案管理工作的一场新的变革。尽管电子文件也存在某些不足与缺点，然而，其利远远大于弊。因此，只要我们辩证地分析问题，有针对性地采取有效措施，不断地改进和完善各项管理工作，电子文件的归档工作就一定能够做好。
