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篇1：高校电子档案管理研究论文
高校电子档案管理研究论文
摘要：电子档案是随着时代发展而产生的新型档案形式，在大部分高校处于起步阶段，发展尚不成熟。本文阐述了高校电子档案管理的重要性，分析了管理工作中存在的问题，并提出加强管理的若干举措，以期对我国高校电子档案管理工作提供有益参考。
关键词：高校；电子档案；管理；问题；举措
随着高等学校事业的不断发展，传统的纸质档案管理越来越不适应时代发展要求，也在一定程度上影响了高校各项工作的开展。信息技术的快速发展和广泛应用，催生了电子档案管理的产生。在高校中推行电子档案管理，将会大大促进高校档案管理工作的发展，同时也会给高校其他管理工作带来极大的便利。
一、高校电子档案
高校电子档案是指高校在开展教学、科研、学生管理、后勤管理等各类工作中产生的形式多样、具有一定保存价值和再利用价值的电子文件及相关的电子软件，如电子公文、电子报刊、电子音像等等。与传统纸质档案相比，电子档案具备以下几个特性：一是与载体的可分离性，电子档案可在保持内容不变的情况下被复制、修改或删除。二是对设备的高度依从性，电子档案依附于计算机等设备存在。三是保存条件的特殊性，电子文档易受磁场、湿度、温度等物理条件影响。
二、高校电子档案管理的意义
电子档案是顺应时代发展而产生的新型档案种类，高等学校启动并逐步推行电子档案管理工作，势在必行。1.有利于提高档案管理效率。随着高校办学规模不断扩大，各项事业不断发展，学校各级各类档案数量逐步增加，传统纸质档案管理工作耗费越来越多的劳动量，档案的归档和查询利用等各环节都不能适应时代的发展。电子档案的出现，能够有效破解档案管理遇到的发展瓶颈，大大提高工作效率，更好为学校发展保驾护航。2.有利于实现档案快捷利用。传统纸质档案依附于纸质载体，存储需要实地空间，对其分类归档不能达到理想化状态，查询利用也过多依靠人工。电子档案通过网络技术，实现了对档案更加精密化的分类，查询利用环节也更快更高效，使得档案的利用更为方便快捷。3.有利于提高档案管理的稳定性。与传统纸质档案管理相比，电子档案主要利用基于计算机的硬盘、u盘、内存卡等设备储存和传递信息，外界对其干扰性较小，使得电子档案存储的稳定性大为增强。
三、高校电子档案管理存在的问题
1.缺乏管理意识高校电子档案作为新生事物，对管理模式、管理队伍及技术条件都有一定程度的要求，很多高校特别是一些落后地区的高校在短时间内还不能接受，对其重要性的认识还欠缺，重视程度远远不够。2.服务对象受限很多高校虽开始推行电子档案管理工作，但多局限于个别部门，如党委办公室、校长办公室等核心行政部门，而对业务量大的师生业务口却难以启动。一是这部分电子档案的归档工作庞杂，在短期内难以上线，二是对师生的宣传力度也不够，没有形成迫切需求。3.技术水平落后由于高校对电子档案的重视程度不够，绝大部分高校档案管理人员对电子档案管理缺乏清晰的认识，也没有接受过系统的相关技能培训。而有的高校还未引进设备和软件用以支撑电子档案管理，或引进的设备不够先进，不能满足实际需求。4.归档工作不科学大部分高校虽已开始着手进行电子档案管理，但是归档工作颇为毛糙，缺乏科学性。往往把归档文件一锅端式的存储到既有设备中，期间不进行有效整理与鉴别。如此操作，容易将没有价值的档案予以归档，造成资源浪费，也会给查询利用带来诸多不便。5.安全性有待提高由于载体的特殊性，电子档案存在被复制、篡改甚至盗窃的潜在隐患，与传统纸质档案相比，其安全性有待提高。如电子档案使用网络进行传输，信息被拦截、窃取的可能性会更高。可见，电子档案的.安全性急需引起高度重视，在管理环节应采取必要措施予以防范。
四、加强高校电子档案管理的举措
1.提高管理意识工作推行，意识先行。高校的领导及档案管理部门应大加强对电子档案管理的重视程度，出台电子档案管理相关制度及配套实施办法，实现对电子档案管理的制度化、常态化。同时要配齐电子档案管理相关设施设备，成立专门的管理队伍进行运作，从人力、物力、财力诸方面有力保障电子档案管理。2.提高服务效能服务效能是检验服务工作的重要标尺。提高电子档案管理服务效能，一是从服务主体入手，档案管理人员应主动创新服务理念，提高服务意识，真正让电子档案管理工作入脑、上手。二是从服务内容着手，管理人员要对服务对象的需求进行全面的调查了解，并不断创新服务类型，通过多样化的服务满足多样化的需求，着力提升电子档案管理服务的实效性。3.提高队伍专业素质加强管理队伍建设是加强电子档案管理的关键。管理人员不仅要对电子档案管理的重要性有充分的认识，同时还要具备良好的业务能力，包括计算机知识、档案业务知识及创新能力。一是管理人员要主动学习相关的专业知识和技能，不断拓展知识领域，提高综合素质。二是高校也应对管理人员进行必要的业务培训或提供进修机会。4.提高归档科学性归档工作是电子档案管理工作的先锋和关口，把好这一关，可以大大提高电子档案管理的科学性和实用性。在归档过程中，应避免“眉毛胡子一把抓”，要对档案内容进行有效鉴定和甄别，真正提取有价值的档案，再对备选文档根据其使用价值进行分类，以利于更好地查询利用。5.提高管理安全性安全性是档案工作的生命线。提高电子档案管理安全性的首要任务就是保证存储设备的安全，为此，一是存档计算机要做到专机专用，切勿掺和其他工作，并定期更新系统，确保其始终处于安全状态；二是要对档案进行备份，以备丢失后替代。三是要对网络进行高级加密，防止档案在传输过程中丢失或被窃取。四是采取有效措施对电子档案的管理系统进行安全防护。电子档案的出现是高校档案管理工作中的一次大变革，也是高校档案管理工作的发展趋势。电子档案管理，是一项系统工程。只有高校自上而下逐步推行，并从人力、物力、财力等方面予以充分保障，才能促使电子档案管理工作更加高效的开展。
参考文献：
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篇2：高校电子档案管理论文
摘要：高校档案记录着高校学生的求学及成长经历，将伴随他们一生的成长。
本文针对高校档案管理的工作特点，着重分析了电子档案管理的现状，强调加快电子档案建设，以及如何解决高校电子档案管理中问题的有效途径和方法。
关键词：高校 电子档案 档案管理
1.高校电子档案管理的现状
1.1当前高校电子档案管理理念
电子档案具有不同的优、缺点，其优点如：电子档案接收方便，归档及时齐全，具有信息存储的高密度性，有体积小但容量大的特点;它由多种信息媒体集成，便于统一管理，可提高工作效率，通过限制性的网络具有共享性。
同时也存在一些缺点，如：储存在的信息资料易更改、数据易丢失，存储材料易破坏，对计算机软硬件环境依赖性强，同时还存在比较大的网络访问的风险。
相比之下其传统的纸质档案具有载体性能相对稳定、内容真实可靠、可长久保存等优势，但却有文件形成时间长、整理费时费工、检索速度慢、存储密度小有等不足之处。
1.2对电子档案的认识存在一定局限性
以前为了保护档案的机密性，往往把档案贴上封条放在档案室里，其实这种做法严重阻碍了档案信息公布于社会、服务于大众的理念，给想要使用档案的人员带来极大的不便，不能发挥充分利用高校档案应用于学校管理与建设以及服务于学生的宗旨。
目前在高校中还是存在对于档案的不重视，只有在需要时才会找档案而不是有意识主动的去利用档案促进学校管理和建设水平的提高。
同时，高校中也确实存在少数人的极端看法，认为单位档案是单位的私有财产，使档案信息的开发处于封闭状态，更谈不上电子档案的开放与网上利用了[1]。
1.3电子文件档案管理面临的主要问题
首先，电子文件档案的易被破坏性。
在高校档案电子化建设的过程中，完全保证电子文件的原始性、真实性和完整性是技术上及工作上难度比较大的，这些主要由于在电子化及信息化过程中存在可能被修改或操作失误等人为因素。
纸质文件内容的原始性很容易被辨认，而电子文件具有可变性和信息载体的可分离性，源于其可以利用相关的计算机软件进行修饰和修改，且不留下任何痕迹，计算机内存贮的电子档案无个人笔迹特征可辨认。
而纸质的档案文件存在书写墨迹和新旧的区别，一旦被复制或纂改内容都很容易识别。
因此，电子档案的安全性及原始性方面需要大量配套建设跟上。
其次，电子文件档案信息安全问题日益突出，随着计算机使用普及，信息化和网络化时代的到来，使得任何人何时何地都可以介人互联网。
由于电子文件档案的出现和发展时间短，导致相应的配套软件及硬件建设赶不上，网络环境下的电子文件档案管理可能正面临非法访问、信息泄漏或丢失和数据完整性被破坏。
目前大多数的高校实行电子档案与纸质档案长期并存的保存方式，而且一般还是以传统的纸质档案作为保存的主要的方式。
但是，电子档案要求其档案工作者与时俱进，应时代新的要求，不断尝试进行电子档案管理的新模式，同时协调好两种形式的档案管理模式，避其缺点，发挥其长处，提高档案管理的水平与适用的有效性[2]。
2.推进高校档案电子档案建设任务
2.1加强电子文件的归档和管理
电子文件归档和管理是档案信息化建设的重要任务，是当前迫切需要解决的问题，档案部门要以国家的《电子文件归档与管理规范》为依据，加强档案网络建设，实现网络环境下电子文件的实时接受、归档、管理和利用，确保有价值的电子文件及时、完整 、真实地保存在档案部门。
2.2加快馆藏档案的全文数据库建设
高校档案管理要从提高档案管理现代化水平出发，不能仅仅满足于目录级的检索和下载一个表格等，而应当提到新的高度，要适应信息化的需要、现代化管理的需要、提高利用效率的需要，保证查得快、准、全。
要在建立科学的检索体系上下功夫，做好原有馆藏档案文件级目录数据库建设工作的同时，加强机读目录数据库的建设，加快实现手工检索向计算机全文检索的全面过渡，为档案利用提供最大方便[3]。
2.3要严格控制电子档案的可转换性，以保证电子档案的安全
由于电子文件可以根据需要在不同的载体上同时存在，也可以互相转换，包括文件的字体、签名、印章等，通过计算机基本的复制、粘贴功能就能达到完全一致，这使得电子文件只能保证真实性而无法确定原始性。
尽管如此，但我们可以利用计算机的更高功能对电子文件和电子资料加以保护，如将文档设为只读模式，或对部分电子文件加密，从而对电子文件进行特定的保护。
因此，档案室还必须要将形成的第一手电子文件和电子资料及时备份存档，确保今后能查阅到原始的电子档案资料。
2.4改善检索功能
档案检索是对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作，它是开展工作的基本手段，是开发档案信息资源的必要条件，改善检索功能主要包括两个方面：(1)增加新的检索功能。
网络环境下，对档案信息资源的各种加工是对档案检索功能的一种改善，利用信息技术将档案著录与标引完成，在档案进行检索时，使档案信息的`查找更加准确与便捷。
(2)利用先进的检索技术。
目前普遍利用的先进检索技术主要有两个：全文信息检索技术与多媒体信息检索技术。
2.5重视档案信息化人才队伍建设
数字档案馆建设是一项高科技项目，要根据建设需要，培养和引进一批人才，构建一支知识结构合理的档案工作队伍，确保档案馆建设正常运行。
首先，在提高高校专兼职档案人员政治素质的同时，要加大培训力度，加强对他们在应用新技术、新设备方面的培训，提高他们掌握和运用现代化技术的技能;其次，要根据档案馆 (室)人员具体情况，吸收高素质现代化管理人才。
3解决高校电子档案管理问题的有效途径和方法
3.1创造良好的载体保护环境
电子档案一般以脱机的方式存储在磁、介质上，所以，要创造一个适合于磁、介质保存的环境。
要建立恒温的专用档案馆(室、库);采取严密的档案保护措施，要尽可能使用先进的设备设施，并经常对设备设施进行防尘和保养处理;要尽可能防止电子档案载体与空气直接接触，避免直接暴露在太阳光下，防止紫外线照射;要尽量远离强磁场和有害气体;在载体移动过程中要轻拿轻放，防止强烈机械振动和碰撞[4]。
3.2采取切实可行的信息保护措施
电子档案是高科技的产物。
信息安全技术对于维护电子档案数据的原始性和真实性至关重要，电子档案上网后必须从入口、传输、使用三个方面采取安全保护措施，目前，为防止档案信息被窃取、删除和修改，防止网络“黑客”进入，常用的技术方法有加密技术、身份验证、档案备份、安装杀毒软件等 。
这些技术措施对于证实电子档案内容的真实、可靠，确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密，防范对电子文件的非法访问和随意删改都具有很好的效果。
3.3提高高校档案管理人员的计算机专业技能
高校档案管理人员除了加强档案专业知识和业务的学习外，还应提升计算机专业技能的应用能力，努力争做一名复合型的档案专业技术人员，这将大大有助于电子档案管理工作的深入开展，从而更好地适应档案信息化建设发展的需要 。
参考文献：
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篇3：高校电子档案管理论文
【摘 要】档案管理工作是高等学校的重要的基础性工作，随着信息技术的发展电子档案主要成为档案中的重要形式，本文从电子档案的特点出发，结合电子档案在高校管理工作中的重要作用和现存问题，提出了相应的对策。
【关键词】高校 电子档案 档案管理
中华人民共和国教育部、国家档案局第27 号令明确规定：“高等学校校档案( 简称高校档案) 是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的， 对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
”同时还明确规定” 高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划”。
尤其是在近几年的高校评估工作中，对各种档案材料，包括教学的、学生工作的、人事工作的、图书管理工作方面的档案材料等等的检查工作一直被作为客观评价学校发展的重要环节。
由此可见档案管理应当是高校管理的重要组成部分。
很长一段时间高校档案主要是以纸质档案的形式存在，随着信息技术的发展电子档案逐渐成为档案中的重要形式。
一、电子档案的概念和特点
所谓电子档案是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。
目前电子档案所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘。
电子档案归档主要使用磁带和光盘。
与纸质档案相比，电子档案具有以下特性：①电子档案的非人工识读性。
②信息存储的高密度性。
③载体与信息之间的可分离性。
④多种信息媒体的集成性。
⑤系统依赖性。
电子档案的这些特性使得对它的管理方法和观念有别于传统的纸质档案管理。
随着高等教育事业的蓬勃发展和网络信息化的普遍和发展，传统的教学档案管理模式已经无法跟上现代化发展的形势，如何搞好高校电子档案管理工作已经成为当前高校档案管理工作的难点和重点。
二、高校电子档案管理的重要作用
篇4：高校电子档案管理对策论文
高校电子档案管理对策论文
摘要：文章首先分析了办公自动化背景下高校电子档案管理的常见问题，并提出了办公自动化背景下高校电子档案的管理，包括健全电子文档管理的相关制度；做好电子档案管理的需求分析；规范档案管理体系；增加人员的内部培训。
关键词：办公自动化；高校；电子档案管理
自动化办公系统（OfficeAutomationSystem，OA），是一种利用技术手段提高工作办公效率，以实现办公自动化处理的系统[1]。该系统能全方位迅速采集、处理信息，对高校的科研、教学和行政管理工作效率有很大提升。目前，高校档案管理工作缺乏统一的制度规定，导致电子和纸质公文的管理工作效率较低，错误率较高。因此，科学设定自动化系统，合理使用电子档案管理系统是高校需要解决的问题。
一、办公自动化背景下高校电子档案管理的常见问题
（一）管理制度不健全
部分高校办公自动化管理由于缺乏完善的档案管理制度，操作方法混乱，导致各学院和各级管理部门的工作人员工作职责不明确，出现问题时各部门互相推诿，从而使电子文件和纸质文档处于无序的管理状态，大大增加了工作人员的工作内容和工作难度。高校在办公自动化方面投入的资金不足，改革力度欠缺，导致档案管理过程中归档方式、要求、程序不统一，致使后期的整理保管和编目工作难以开展。另外，一些高校的档案管理人员缺乏专业技能，使用磁盘或光盘进行电子文件归档时，可能存在误操作、文件被病毒损坏等意外事故，导致归档的电子文件无法保证其真实性。
（二）信息收集难度大
高校学院众多，各部门独立性较强，因此整体档案的信息收集需要跨越诸多部门，难度较大。对于学校下发的通知，各学院自行在校园网上下载、打印、填写，未能及时完成提交工作；各部门的文件归档职责不明确；一些学院存储容量小，不能完全保留旧文件，导致若干有价值的文件被覆盖。
（三）电子档案管理不科学
在电子档案管理工作中，很多高校已经形成了硬件存储档案和云文件存储档案两种方式，利用这两种储存方式能够保证文件抵抗各种方面的风险。只需要做好相应的防火墙工作就能够保证文件信息的安全性。但是在进行该方式的管理中始终存在着工作人员将档案进行更改之后没有对原文档进行管理的问题，使档案库中出现很多内容相似，但是难以分辨其有效性的档案。
（四）缺乏专业的技术人员
在我国的高校中，大部分的管理人员都是一些有着较高职称的教师，其中很多都是学校某个方面的学科带头人，平常有着较为繁重的教学和科研任务。为此，很多人员对于自动化的电子档案管理技术不够熟练，使用这一技术时难以达到提高工作效率的目的。如果高校进一步引入新的技术型人才，就可能出现一些级别较低的工作人员接触过多学校的核心资料，对于学校内部资料的安全性造成不利的影响。
二、办公自动化背景下高校电子档案的管理对策
（一）健全电子文档管理的相关制度
只有完善相关的电子文档管理制度，高校各学院和各部门才能在收集、归类和整理电子档案和纸质文档过程中遵循统一的标准和要求，按照时间和范围规定，及时完成信息的录入和保存，为后期信息应用节省时间和精力。另外，相应的工作人员必须具备专业的操作技能和较高的综合素质，以保证信息的.安全性和系统的可靠性[2]。
（二）做好电子档案管理的需求分析
高校引入电子档案管理系统需要针对学校自身的情况和需要制定系统，要对系统中的各项功能进行具体的需求分析，使其符合组织档案管理的特征。各学院和部门要积极配合，建立数字化校园，使自动化信息处理成为管理师生信息的专业化平台。
（三）规范档案管理体系
在进行电子档案的修改工作时，需要工作人员根据实际情况进行审查。在确定能够实现电子档案更改之后，还需要对源文件进行标记。在保证更改内容的正确性之后，将源文件删除，将改动的文件上传并保存。
（四）增加人员的内部培训
为了保证工作人员在进行电子档案管理时能够享受快捷的文件管理方式，可以对管理文件的工作人员进行集中培训，促进其在这方面操作能力的提升。同时，可以寻找一些品学兼优的学生协助教师进行信息收集工作，减少教师在这方面的工作压力。
三、结语
高校办公引入自动化系统能够有效提高管理的工作效率，电子档案管理系统能够切实为广大师生和管理人员提供便捷，但高校需要根据自身的特点有针对性地进行系统应用和技术更新，避免电子档案管理和纸质档案管理出现重复、无效管理等问题。
参考文献：
[1]王甜.浅析高校办公自动化下的电子档案管理[J].人才资源开发,(2):155.
[2]许佳.高校办公自动化条件下的电子档案管理探讨[J].科技信息,(20):481,483.
篇5：高校档案管理职业道德建设研究论文
摘要：高校是培养高端人才的最主要场所，因此高校的教学水平与教学质量直接关乎到我国未来的发展方向，而高校中的档案管理工作则是促进师生学习能力发展与教学效率提升的重要力量.基于此，本篇文章针对高校档案管理人员的职业道德建设一题展开了较为深入的研究，同时结合高校档案管理人员职业道德建设中所存在的问题总结出了几点可行性较高的建设建议，其中包括全面提高高校档案管理人员的职业技能、进一步强化高校档案管理人员的职业纪律以及积极培养高校档案管理人员的职业良心等等.
关键词：高校档案；档案管理；职业道德
1前言
在最近几年来，伴随着我国教育行业发展速度的不断加快，高校大学生的数量在也在不断增加，高校档案作为管理工作中的重要组成部分来说，档案管理的水平不仅能够影响到高校的教学质量，而且对于高校大学生的未来发展也起到了决定性的作用.为了能够进一步提高高校档案的管理水平，首先需要做到的是加强对档案管理人员的职业道德建设力度，结合高校当前的发展现状来制定出更加高效的档案管理模式，以此来促进档案管理工作的顺利开展.
篇6：高校档案管理职业道德建设研究论文
2.1有利于提高档案管理人员的责任心
高校档案管理人员的责任心所指的即为可以主动承担工作责任、积极完成工作任务，在职业责任心的影响之下，高校档案管理人员会更加的勤奋工作，将自己的个人利益与档案管理工作紧密的关联到一起.由于高校档案不仅仅是属于高校师生的知识财富，同时还具有着记录科研成果、辅助决策制定、积累重要信息以及总结宝贵经验等作用，因此能够对社会的不断发展提供强大的力量支持.而通过加强职业道德建设，一方面能够帮助高校档案管理人员充分认识到自己所应肩负的重要使命，另一方面还可以全面提高档案管理人员的工作责任感，让他们可以更加积极的投入到档案管理的工作当中.
2.2有利于提高高校档案管理工作的服务质量
一直以来，国家的政府虽然制定出了很多有关于档案管理的法律政策，但由于受到多方因素的影响，高校之中的绝大多数师生都没有对档案管理工作给予应有的重视.在具体的高校档案管理工作中，档案管理人员的主要工作任务即为档案收集、档案整理以及档案存储等等，并没有充分发挥出高校档案管理的应有服务作用.而通过加强对高校档案管理人员职业道德的建设力度，可以更好的提升档案管理人员的服务意识，从而将档案信息的真正价值深入的挖掘出来.
篇7：高校档案管理职业道德建设研究论文
3.1高校档案管理人员的技能素质水平不高
在当前的信息时代背景中，高校档案管理人员不仅需要具备应有的管理意识，同时还要达到业务精通的专业水准.相较于传统类型的档案管理模式来看，信息时代中的高校档案管理形式更加的多样化，从而对挡案管理人员的综合素质提出了更高的要求.随着信息技术的快速发展，高校档案管理模式、管理任务、管理目标以及服务对象等均出现了潜移默化的改变，促使着档案管理工作开始不断朝向信息化、智能化以及系统化的方向所发现.然而，纵观我国高校的档案管理工作现状来看，绝大多数的档案管理人员都不具备高水平的档案信息化管理能力，严重缺少先进的档案管理意识，不仅不能够独立操作信息系统与数据库系统，而且也无法紧跟住时代的发展脚步，从而严重影响到了档案管理工作的整体效率.
3.2高校档案管理人员对职业道德建设的重视度不够
由于高校中的绝大多数档案管理人员都没有参加过系统化的专业培训活动，并且不具备主动的知识更新意识，因此在具体的档案管理工作中存在着管理方法落后、知识掌握不熟练、法律制度理解不深入等问题.除此之外，还有一部分高校档案管理人员的思想道德素质水平较低，不仅不具备应有的工作责任感，而且在日常的档案服务中也表现出了明显的消极情绪，十分不利于档案管理水平的进一步提高.
3.3缺少一套完善的职业道德建设体系
在现代社会环境中，职业道德规范体系不仅是约束人们言行举止的最基础依据，同时还是保证社会道德结构完整性的核心力量.职业道德规范体系的主要内容包括：“忠于职守，爱岗敬业；遵纪守法，严守机密；博学求进，公众服务.”不难看出，由于现代人所面临的压力较大，因此在保证基本衣食住行等生活需求的同时，难以避免的会忽略掉职业道德建设的重要意义.纵观我国当前的发展形势来看，职业道德体系建设是一项复杂且长期的系统化工程，高校需要结合自身的发展现状来制定出科学化的监督机制与激励机制，深入到档案管理人员身边来了解他们的工作与生活需求，严格贯彻以人为本的人力资源管理准则.然而，由于我国绝大多数的高等院校在职业道德建设中均处于摸索阶段，因此并不具备完善的管理体系，很难在较短的时间内树立起档案管理人员的标准化意识.
篇8：高校档案管理职业道德建设研究论文
4.1全面提高高校档案管理人员的职业技能
在高校档案管理人员的职业道德建设工作中，职业能力是其中一项非常重要的组成部分，只有确保高校档案管理人员的职业能力达到应有的水平，才能够进一步推动职业道德建设工作的顺利开展.对于高校中的档案管理人员来说，不仅需要具备爱岗敬业，诚实守信以及乐于奉献等精神品质，同时还要拥有高水平的管理能力与服务能力.首先，高校管理者需要进一步优化档案管理人员的知识结构，知识结构主要包括档案管理人员的知识覆盖面与专业水平.如今，伴随着高校档案管理工作的进一步发展，档案管理所能够涉及到的内容也变得更加多元化，高校管理者应当从如下几个方面入手来对档案管理人员给予工作指导，其中包括邓小平理论、毛泽东思想、马克思列宁主义以及三个代表等.此外，高校管理者还要进一步强化档案管理工作人员的专业理论知识，全面提升他们的综合能力，以此来更好地适应档案学科交叉渗透的发展趋势.其次，从高校档案管理者的自身角度来进行分析，在日后的.档案管理工作中.应当将更多的精力放到对档案工作规律的总结上，以此来为自身专业能力的提高积累宝贵经验.此外，在工作实践活动中，高校档案管理人员还要不断提升自身的文字记录能力、表达能力、协调能力、分析能力以及信息处理能力等，以此来更好地适应档案管理工作的信息化发展.高校管理者需要积极地开展培训教育活动，例如岗位交流、继续教育、校内讲座以及在职培训等等，争取让档案管理人员的综合素质能够在较短的时间内得到明显的提升.
4.2进一步强化高校档案管理人员的职业纪律
4.2.1提升档案管理人员对职业纪律的重视程度
高校管理者要让档案管理人员明确一点，职业纪律不仅仅是提高档案管理工作水平的有效保证，同时还是社会发展对档案管理工作所制定出的基础要求标准.在日后的管理工作当中，不仅要积极培养档案管理工作人员的职业情感与职业信念，同时还要激发出档案管理人员对职业纪律的自觉遵守意识.
4.2.2提升档案管理人员的道德修养
良好的职业道德修养是自觉遵守职业纪律的前提.可以丝毫不夸张的说，一个人如果具备优秀的道德修养，那么他也一定能够自觉遵守职业纪律.高校管理者需要结合档案管理的工作现状来开展职业纪律修养的培训工作，争取让校内的所有档案管理人员都可以达到应有的职业道德水平.
4.2.3提升档案管理人员的自制能力
由于职业纪律本身具有着一定的强制性特点，因此如果档案管理人员不能够具备较强的自制能力，那么他们在日后的档案管理工作中势必会与职业纪律之间产生冲突，从而严重影响到档案工作管理水平的提高.为此，高校中的档案管理人员需要不断提高自己能力，在档案管理工作中应时刻提醒自己将不正确的思想与情感压制下去，坚决抵制所有违背职业道德的工作行为.总而言之，一切良好的职业习惯都是从点滴小事所积累而成的，只要高校档案管理人员能够做到事事守规、处处守矩，那么就一定能够养成优秀的职业习惯，从而形成高尚的职业道德品质.
4.3积极培养高校档案管理人员的职业良心
4.3.1重视历史，尊重历史
档案本身是对高校师生历史活动的准确记录，因此必须要保证档案信息的真实性与原始性，这不仅仅是高校档案工作者的基础工作职责，同时也是必须遵守的一项职业道德准则.高校档案管理人员需要严格坚持据实立档与据实用档，坚决杜绝一切修改档案信息的行为，一旦在管理工作中发现有篡改档案事实的现象发生，应当在第一时间予以制止，并尽可能的还原档案信息的原貌.
4.3.2爱岗敬业
爱岗敬业是所有高校档案管理人员都要具备的一项基本准则，爱岗所指的即为热衷于自己的本职工作，心甘情愿为工作岗位付出光和热；敬业所指的是高效率完成工作任务，对工作内容做到精益求精且一丝不苟.不难想象，如果所有档案管理人员都可以将档案管理工作看成是一项重要的研究项目，那么就一定会全心全意的投入其中，将自己身上的工作价值淋漓尽致的发挥出来.
4.4最大化保留高校档案管理人员的职业荣誉感
事实上，职业荣誉应该是每个职业人都应具备的一种工作感受，在高校档案的日常管理工作中，职业荣誉感不仅能够全面激发出档案管理者的工作积极性，而且还能够坚定他们为高校师生提供服务的信念，从而更加主动地投入到档案管理工作之中.目前，有很多高校中的档案管理人员都不满意自己现在的工作，认为从事档案管理是一件很丢人的事情，从而丝毫感觉不到由工作岗位所带给自己的幸福感.为此，高校管理者需要进一步提高档案管理人员的工作地位，针对表现优秀的档案管理工作者给予适当的奖励与赞许，在潜移默化的过程当中提高档案管理人员的职业荣誉感，让他们可以懂得档案管理工作的重要价值，从而树立起坚定的职业信心，肩负起为人民服务的工作责任.
参考文献：
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篇9：高校会计电算化档案管理的研究论文
高校会计电算化档案管理的研究论文
为了适应现代化的管理,会计电算化和传统的会计档案管理成为了一个新型的研究话题。会计电算化的产生,同时带来更为广阔的会计档案范围、会计信息以及会计档案的载体形态。高校通过实行会计电算化,使用计算机代替了不少人工完成的账务处理工作和信息分析工作,大大提高了学校的档案管理的效率。
一、会计电算化档案的内容和特点
(一)会计电算化档案的内容
就会计电算化档案管理的内容来说,主要包括机制会计档案、机读会计档案、计算机系统档案。其中机制会计档案主要是指电算化系统打印的会计凭证、会计账簿、财务报表等纸质的档案和会计档案移交、保管销毁清册等档案;机读会计档案是指以电子数据形态存在的会计数据,一般存在计算机硬盘、软盘、光盘等介质中;计算机系统档案则是计算机相关的硬件设备的类型和变化情况,以及相关配套的光盘、磁盘等所有的文档资料。
(二)会计电算化档案的特点
同传统形式的会计档案相比,电算化的会计档案具有以下几个特点:
1、内容的广泛性 由会计电算化的内容所决定,电算化的会计档案除了包括传统的书面形式的会计数据信息,还包括计算机硬盘、软盘、光盘等介质中存在的会计数据信息,并且还包括进行数据信息处理的相关软件和文档等内容。总之,高校通过采用电算化进行会计档案管理从内容的表现形式和存储形式上都有了更广阔的的空间。
2、载体的差异性 电算化的会计档案管理使用的载体不再限于传统的纸张,更多的是具有容量大、空间小快捷方便的计算机类电子载体,数据信息需要使用计算机和特定的软件来进行阅读和使用。通过计算机的使用使得会计档案的管理更加快捷、方便和直观。
3、安全性要求更高 一方面通过使用电算化使用的存储介质对温度、湿度和一些其他因素有着较高的要求,所以在档案的存储环境方面提高了要求;另外一方面,由于电子数据可以在不留痕迹的情况下被修改,并且不容易被发现,所以具有一定的隐蔽性和危害性,这也是最应该重视的部分。
二、高校会计电算化档案管理存在的问题
(一)会计电算化档案管理内容有所欠缺
虽然不少高校已经应用了会计电算化,但由于缺乏相关的经验,导致高校对会计电算化的内容不够了解。所以一般的高校都是只是定期向相关部门递交纸质的会计档案,而不包括相关的电子数据。另外,有可能因为会计软件的升级问题,原先版本的资料未进行及时处理,而导致高版本的软件无法调用之前的会计档案。
(二)会计电算化档案自身存在一定的问题
首先,会计电算化档案本身的机制记账凭证内容不够完整,缺少相关人员的印章或者签字,这就使得责任不够明确。其次,备份打印不够及时,有些高校由于过度依赖计算机的.存储设备,并不将相关的档案资料进行备份保存,一旦系统出现问题,就会造成数据的损坏或者丢失,而影响正常工作的进行。再者,由于资金或者其他方面的限制,有些高校的相关硬件设施跟不上标准,比如缺乏激光打印机或喷墨打印机,就会影响纸质会计档案的保存期限;用于备份数据档案的磁盘质量偏低,就可能导致会计电子档案数据的破坏。
(三)会计电算化档案管理缺乏专业性管理人才
会计电算化档案管理人员除了要懂得会计方面的知识,还应该动的计算机方面的知识,以及档案管理的相关内容。而不少高校只注重了教学方面,而忽略了档案的管理,往往请一些非专业的人员进行档案管理,对档案管理的秩序完全不了解。
(四)会计电算化档案管理缺乏完善的管理制度
就目前来看,我国对会计电算化档案管理的要求仅限于最基础的层面,缺乏深层的规范和要求。而随着会计电算化的逐步深入,档案管理的内容页增加不少,而学校并未根据其变化而修订学校的会计档案管理制度。
三、加强高校会计电算化档案管理的有效措施
(一)完善高校内部相关硬件设施
先进的硬件设施是会计电算化档案管理的重要保证,所以高校应该注重对硬件的优化和维护。比如定期对机房进行维护和检查以保持机房良好的环境、档案存储库房拥有适宜的湿度和温度、配备先进的打印机和高质量的电子档案存储磁盘等。
(二)加强对档案管理的重视
高校的领导应该加强对会计电算化档案管理的重视,一方面应该建立并完善相关的制度,另一方面应该加强对电算化档案管理专业人才重视。只有同时具备会计、计算机、管理这三方面技能的人才能够做好高校的档案管理,所以高校一方面应该做好对当前在值管理人员的培训工作,另外还要积极引进具有高水平电算化档案管理能力的人才。
(三)完善各项管理制度
首先对电算化的档案保存,无论是电子版的还是纸质的都应该按类进行归档和标号,并且对于电子档案的保存还应该做好备用盘与存储盘的分放以及防尘防光、防腐、防压等工作。其次,对于档案的借用也应该做好严格控制,档案的调用和借阅都要进行详细的记录,一旦出现档案的丢失和损坏能够找到相关人的责任。再次,还应该建立档案的备份制度,定期将档案信息备份到磁盘,并进行定期的检查和复制,重要信息还应该做双备份处理。再者,还应对档案管理进行分用户、分权限调用,以保证数据的安全性。
四、结束语
会计电算化是计算机技术与会计档案管理的良好结合,通过电算化能够使会计档案管理更加科学化、规范化,同时还能够提高档案管理的效率,实现高校档案管理的网络化、智能化、数字化与信息化,全面推动高校会计档案管理的发展进程。虽然如此,当前会计电算化仍然存在着一些问题亟待解决,所以各个采用了会计电算化档案管理的高校应该注重对本校会计电算化的管理措施,以保证其教育改革的更好发展。
篇10：基于成本管理的高校数字化档案管理项目研究的论文
基于成本管理的高校数字化档案管理项目研究的论文
摘要：针对高校数字化档案管理项目建设的要求，要从成本管理的角度对项目成本进行控制。通过对成本管理的定义和基本的方法进行阐述，结合某高校数字化档案建设项目，对其成本进行预算；针对成本预算表，就影响成本预算的因素进行分析和阐述；提出数字化档案项目建设成本控制的对策，从而为高校数字化档案管理建设提供参考。
关键词：成本管理；WBS方法；檔案管理
中图分类号：F47文献标志码：A文章编号：1673-291X（2017）29-0177-02
当前，我国已进入信息化时代，学籍档案涉及范围也越来越广泛，如出国、就业、教育、评职称等各个方面。因此，加强对学生学籍档案的数字化管理成为目前信息化背景下思考的重点。但是部分高校依旧使用落后的学籍档案管理方式，这种方式已经不能适应现如今学校的工作状态。为此，为改善学籍档案管理方式，结合成本管理理论，提出一种数字化档案管理项目，目的是充分发挥数字化档案管理的优势，以提高学籍管理工作的效率。
一、成本管理理论
1.定义
对成本管理来讲，就是保证项目在计划范围以内完成。其主要包括确定所需资源的种类及其具体的需求量、估计成本并具体分配、制定成本的预算表等。目前，成本管理理论主要包含两个内容，分别是作业成本管理和全面成本管理。
2.方法——WBS成本管理法
目前，针对项目建设的预算有很多种成本预算的方法。本文选择WBS工作分解法进行详细介绍。WBS法的应用有一定的前提要求，包括保证需求完全划分、拟定完整的步骤、绘制WBS表。在满足前提条件后，方可进行成本预算。WBS法要求先将工作结构合理分解到可以操作的程度，比如具体的某一环节需要哪些物料等，然后再进行具体到每个WBS要素的成本预算。
3.数字化档案管理项目成本预算
采用上述的WBS法进行成本预算，绘制成本预算表。其主要内容包括项目阶段、时间、成本构成以及成本预算。而结合数字化档案管理项目的实际，将其成本预算表设计为表1所示。
二、影响学籍档案数字化项目成本控制的因素
1.项目时间因素
学籍档案管理系统项目开展过程中，时间难以控制，时间的延长与过度减少都会增加项目的成本，因此学校为能尽量保证在合理范围内控制时间，这就需要了解项目成本与其开展的时间之间的关系，具体关系如下图所示：
由图1可知，T点（合理）所对应的是C点（合理）。通俗来说，当达到合理时间的最低点，此时成本最低。这个点也就是项目成本管理最合理的点。同时，观察可得，项目时间T延长时，项目成本也会因为人工费等各种费用的增加而增加；相反，项目时间压缩，导致工期紧张而不得不抢工，必然会产生更多不必要的抢工费等其他费用，这样当然会导致成本的`增加。因此，应合理控制时间，这样才可以保证项目成本最低。
2.项目质量因素
学籍档案管理系统的时间因素会或多或少影响项目成本，但质量因素才是真正直接影响项目成本的因素。如果一味追求过高的质量，成本投入必然会增加；相反，如果质量不合格，无法达到要求，就需重新返工或者其他弥补的措施，这样也会导致成本增加。因此，质量过高或过低都会增加项目成本。具体情况见图2。
图2中通过鉴定成本、预防成本以及故障成本来综合反映成本与质量的变化。鉴定成本是指验收项目质量的费用，预防成本是指前期为了预防发生项目不合格或故障的情况产生的费用，而故障成本则是为解决项目不合格的费用，比如因项目质量不合格而导致返工的返工费，维修项目的维护费等等。从图2发现，当项目质量差或不合格时，即项目质量处于改进区时，为使项目质量合格，达到适应区或至善区，往往会选择对项目进行维护甚至是返工，这样故障成本就会大大增加，综合的成本也会增加；然而，如果一味过度追求项目质量，想达到至善区，在项目技术设计上就会投入更多的人力物力，也就是前期的预防成本会大幅度提高，这样也会导致项目综合成本的增加。因此，其实只需将项目质量控制在适应区即可，不必追求过高的质量要求，也不可降低质量，这样就可避免不必要的鉴定成本、预防成本或故障成本增加，从而更好地达到控制成本的效果。
3.项目技术方案因素
除了上述介绍的时间因素和质量因素，技术方案因素在控制成本时也是至关重要的。项目的技术方案不同，会导致项目质量不同，也会影响项目实施时间及进展。确定合适的技术方案，可以控制时间在合理范围内，同时保证项目质量达到适应区，以保证不会增加不必要的成本。若项目技术方案选择不当，则会产生各种问题，如时间增加或质量问题，这样都会导致项目成本的增加。需要注意的是，项目技术方案可以根据实际情况进行改变，以追求最好实施效果。
三、学籍档案数字化管理项目成本控制措施
在学籍档案管理系统中，结合高校实际情况，具体使用以下措施来保证成本的合理控制。
1.从技术方面采取措施
采取技术措施就是通过调动技术人员积极性，选择合理先进的技术方案、技术方式等达到节约成本的目的。首先，在对技术人员的管理上，要使用合适的管理制度及方式，充分发挥技术人员的主观能动性，以求达到更高的工作效率。其次，选择技术方案时，在满足质量要求的前提下，将时间控制在合理范围内，尽可能选择经济合理的技术方案，从而进一步降低成本；与此同时，因为在项目的具体实施中，物料费会占有很大比例，从这个角度来分析，可以广泛使用节能高效减耗的新技术方式，这样不仅可以提高效率，还可以有效控制成本。最后，为了降低故障成本、预防成本等，应在项目质量上严格把关，从而节约成本。
2.从经济措施上控制成本
采用经济措施包括人工费控制和物料成本控制两方面。首先分析人工费。应严格控制人工成本，因为人工费在项目成本中占很大的比重。其次，需要控制项目分包单价，参照地区的市场价格，进行分析来制定单价。再来谈物料成本的控制。对物料的控制主要分为两个方面，一是用量，二是价格。在物料的用量上，使用先进改良技术，杜绝浪费，坚持贯彻节约物料的技术手段；在采集购置、运输等过程中减少物料损耗；在满足项目质量要求的前提下，使用创新型环保材料，从而降低成本。在价格的控制上，在采购过程中充分调查物料市场，在不影响质量的情况下选择合理价格的物料。可以将物料进行分类，在主要物料的采购上可适当性地减少；同时在采购物料时需充分考虑运输费用，综合选择最经济合理的方式购买，从而降低运输成本，有效控制物料成本，对整个项目的成本和经济效益产生直接性的积极的作用。
3.完善项目成本管理体系
要建立完整规范的项目成本管理体系，分级管理，不同级别负责不同职责。具体实施应根据实际情况，划分所有的部门及其成员的工作职责，使其清楚自己的工作任务及权利。这样可以更好地管理部门成员，调动其工作积极性，从而提高工作效率，降低人工成本。同时，也要设立合理的奖惩制度，以促进员工更好完成工作。
结语
总之，对于高校数字化档案管理项目的开发中，要充分把握时间、质量等这些对成本管理有直接影响的要素，并从技术方案、经济措施和质量体系等角度，才能更好完善档案管理系统的开发，减少开发的成本。
参考文献：
[1] 杨婷.高校档案管理数字化建设研究[J].内蒙古财经大学学报，2016，（2）：148-151.
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[3] 王孙如.接收数字档案 节约社会成本[J].城建档案，2010，（10）：42-44.
